Fiskalvertreter in Rumänien für Unternehmen mit Sitz außerhalb der EU

Was ein Fiskalvertreter in Rumänien ist

Ein Fiskalvertreter ist ein in Rumänien ansässiger und umsatzsteuerlich registrierter Steuerpflichtiger, den ein ausländisches Unternehmen bestellt, um dessen rumänische Umsatzsteuerpflichten zu übernehmen. Der Mechanismus steht in Artikel 316 Absatz (7) des Steuergesetzbuchs (Codul fiscal), der die umsatzsteuerliche Registrierung nicht in Rumänien ansässiger Steuerpflichtiger regelt, und in den Punkten 88 und 89 der Durchführungsnormen zu Titel VII, die beschreiben, wie er tatsächlich funktioniert. Die konsolidierte Fassung veröffentlicht die ANAF.

Der Vertreter ist kein Berater, der neben dem Steuerpflichtigen steht. Er tritt in dessen umsatzsteuerliche Position ein: Dem ausländischen Unternehmen wird über ihn eine Umsatzsteuernummer zugeteilt — getrennt von der Nummer, die der Vertreter für seine eigene Tätigkeit führt —, und unter dieser Nummer fakturiert er die vertretenen Umsätze, führt deren Aufzeichnungen, gibt die Umsatzsteuererklärung dafür ab, entrichtet die geschuldete Steuer und steht dafür gegenüber der ANAF ein. Punkt 89 Absatz (4) der Durchführungsnormen zu Artikel 316 des Steuergesetzbuchs bringt es in einem Satz auf den Punkt: Sobald ihn die Finanzverwaltung akzeptiert hat, ist der Vertreter „hinsichtlich der Rechte und Pflichten bei der Umsatzsteuer für alle Umsätze eingebunden, für die er bevollmächtigt wurde, solange sein Mandat dauert“. Dieser eine Satz erklärt fast alles andere daran, wie Vertretung in der Praxis abläuft — die Dokumentation, die Auswahl der Mandanten, die Datenfristen.

Wann Vertretung Pflicht ist

Entscheidend ist, wo das Unternehmen ansässig ist — nicht, wo es für andere Zwecke gegründet wurde, und auch nicht, wie groß sein rumänischer Umsatz ist.

Für ein im Vereinigten Königreich, in der Schweiz, in den Vereinigten Staaten, in der Türkei, in China oder in einem anderen Drittland ansässiges Unternehmen ist die Vertretung der einzige Weg in die rumänische Umsatzsteuer-Registrierung, solange keine feste Niederlassung besteht. Für ein EU-Unternehmen ist sie eine Wahl, und diese Wahl fällt meist aus kaufmännischen Gründen: Ein Vertreter übernimmt die Verwaltungsbeziehung vollständig, was manche Gruppen bevorzugen, während die Direktregistrierung mit einem Bevollmächtigten die Verantwortung dort belässt, wo sie ohnehin liegt.

Vertreter, Bevollmächtigter oder feste Niederlassung

Drei Konstruktionen werden regelmäßig verwechselt, und sie tragen unterschiedliches Risiko.

Fiskalvertreter. Übernimmt die Umsatzsteuerpflichten des vertretenen Unternehmens: Für dieses Unternehmen wird über den Vertreter eine gesonderte Umsatzsteuernummer ausgestellt, und der Vertreter fakturiert und meldet darunter und entrichtet die auf die übertragenen Umsätze geschuldete Steuer. Die ANAF wendet sich für diese Umsatzsteuer an den Vertreter, solange das Mandat läuft. Pflicht für Nicht-EU-Unternehmen.

Bevollmächtigter. Erledigt die Arbeit — Erklärungen erstellen, einreichen, Schriftwechsel führen — auf Grundlage einer Vollmacht, ohne in die umsatzsteuerliche Position einzutreten. Das Unternehmen meldet unter seiner eigenen Umsatzsteuernummer und bleibt die Person, die zur Erklärung und Zahlung verpflichtet ist. Verfügbar für direkt registrierte EU-Unternehmen und für rumänische Gesellschaften.

Feste Niederlassung. Überhaupt keine Vertretungskonstruktion, sondern ein tatsächlicher Zustand: Das Unternehmen verfügt in Rumänien über hinreichende Beständigkeit sowie über Personal- und Sachmittel. Sie ändert die Pflichten, nicht die Person, die sie erfüllt — am sichtbarsten daran, dass eine feste Niederlassung ihre Rechnungen über RO e-Factura ausstellt, B2C eingeschlossen, während ein nicht ansässiges registriertes Unternehmen nach seinen gewohnten Regeln weiterfakturiert und nur seine B2B-Rechnungen zu Meldezwecken an das System übermittelt.

Die drei sind Alternativen. Ein Unternehmen bestellt keinen Vertreter zusätzlich zu einer festen Niederlassung, und ein Nicht-EU-Unternehmen kann keinen Bevollmächtigten an die Stelle eines Vertreters setzen.

Was der Vertreter tatsächlich tut

Das Mandat umfasst das umsatzsteuerliche Leben der vertretenen Umsätze:

• die umsatzsteuerliche Registrierung in Rumänien über das Formular 015, unter einer Umsatzsteuernummer, die dem vertretenen Unternehmen über den Vertreter zugeteilt wird und von dessen eigener Nummer getrennt ist, samt späteren Änderungen der Registrierungsdaten;
• die Führung der Aufzeichnungen über die vertretenen Umsätze, getrennt von den eigenen Aufzeichnungen des Vertreters und von denen jedes anderen vertretenen Unternehmens; diese Umsätze werden nicht in der eigenen Buchführung des Vertreters erfasst;
• die Ausstellung und den Empfang der Rechnungen zu den vertretenen Umsätzen im Rahmen des Mandats, unter Angabe sowohl des vertretenen Unternehmens als auch des Namens, der Anschrift und der Umsatzsteuernummer des Vertreters, einschließlich der Übermittlung der B2B-Rechnungen an RO e-Factura zu Meldezwecken;
• die Erstellung und Abgabe der Umsatzsteuererklärung D300, der Zusammenfassenden Meldung D390, der Meldung der Inlandsumsätze D394, soweit es in Rumänien Lieferungen oder Einkäufe mit dort umsatzsteuerlich registrierten Personen gibt, und gegebenenfalls von Intrastat;
• die Abgabe der vereinfachten SAF-T-Datei D406, die für in Rumänien umsatzsteuerlich registrierte Nichtansässige seit dem 1. Januar 2025 gilt;
• den Schriftwechsel mit der ANAF, einschließlich Auskunftsersuchen und des Vorsteuervergütungsverfahrens;
• die Abmeldung, wenn die rumänische Tätigkeit endet.

Das vertretene Unternehmen behält seine kaufmännischen Entscheidungen, seine Preise und seine Verträge. Was es abgibt, ist die steuerliche Schnittstelle.

Wofür der Vertreter eingebunden ist, und was daraus folgt

Für die übertragenen Umsätze eingebunden zu sein, ist keine Formalie. Der Vertreter ist die Person, die die Umsatzsteuererklärung für diese Umsätze abgibt und die daraus entstehende Steuer entrichtet, sodass sich die ANAF für diese Umsatzsteuer an den Vertreter wendet und nicht an das ausländische Unternehmen — und die Zinsen und Säumniszuschläge, die auf verspätet gezahlte Umsatzsteuer auflaufen, hängen an derselben Verpflichtung. Eine an das Honorar gekoppelte Obergrenze gibt es nicht.

In der Praxis prägt das die Zusammenarbeit auf drei Wegen. Das Onboarding ist eine echte Prüfung des Geschäfts, seiner Warenströme und seiner Geschäftspartner, kein Ausfüllen von Formularen. Der Vertrag setzt feste Fristen für die Datenlieferung, denn ein Vertreter, der einen Zeitraum nicht nachvollziehen kann, kann ihn auch nicht melden. Und der Vertrag benennt Gründe für die Beendigung — ein Vertreter, der den Überblick über die Umsätze verliert, für die er einsteht, muss geordnet aussteigen können.

Nichts davon ist gegen den Mandanten gerichtet. Es ist der Grund, warum ein ernsthafter Vertreter mehr wert ist als ein billiger: Wer das Risiko trägt, hat jeden Anreiz, den Fehler vor der ANAF zu finden.

Kurze Frage? Schreiben Sie uns, wo Ihr Unternehmen ansässig ist und welche Umsätze es in Rumänien ausführt — Sie erhalten eine schriftliche Antwort, ob wir Ihr Fiskalvertreter sein können, zusammen mit dem Angebot. Angebot anfordern

Was das für Sie bedeutet

Sie behalten Ihre Verträge, Ihre Preise und Ihr Bankkonto. Was sich ändert: Ein zugelassener rumänischer Berater prüft jeden Zeitraum, bevor er gemeldet wird — weil wir ihn zeichnen. TaxOlia unterhält eine Berufshaftpflichtversicherung. Konkret heißt das: eine kurze Onboarding-Prüfung Ihrer Warenströme und Geschäftspartner, ein fester monatlicher Stichtag für die Daten und eine schriftliche Antwort, zusammen mit dem Angebot, ob wir als Ihr Vertreter handeln können.

Wie die Bestellung abläuft

1. Analyse. Wir klären, welche rumänischen Umsätze Sie ausführen, ob sie eine feste Niederlassung begründen und ob die Vertretung damit das richtige Instrument ist. Besteht eine feste Niederlassung, steht die Vertretung nicht zur Verfügung und der Weg ist ein anderer — siehe Umsatzsteuer-Registrierung für Nichtansässige.
2. Die Unterlagen. Registerauszug, Gesellschaftsvertrag, Nachweis der umsatzsteuerlichen Registrierung im Sitzstaat, Verträge als Beleg für die rumänischen Umsätze, Identifikation des gesetzlichen Vertreters. Beglaubigte rumänische Übersetzung, Apostille, wo verlangt. Dieser Schritt bestimmt den Zeitrahmen.
3. Der Vertretungsvertrag. Umfang des Mandats, Fristen für die Datenlieferung, Verantwortlichkeiten auf beiden Seiten, Beendigung. Die Normen verlangen den Vertrag, aus dem der Umfang des Mandats hervorgeht, und unsere schriftliche Annahme unter Angabe der Art der Umsätze; beides wird unterzeichnet, bevor die Registrierungsunterlagen eingereicht werden.
4. Registrierung. Das Formular 015 wird über den Vertreter eingereicht, und wir beantworten die Fragen der Finanzverwaltung während der Prüfung. Etwa eine Woche ist typisch, sobald die Unterlagen vollständig sind.
5. Einrichtung. Vollmacht für das digitale Zertifikat, Zugang zum Virtuellen Privaten Raum (SPV), Zuordnung Ihrer ERP- oder Plattformdaten zu den rumänischen Nomenklaturen und der Meldekalender. Die erste Umsatzsteuererklärung und die erste SAF-T-Datei entstehen aus dieser Zuordnung.

Ein Mandat beenden oder übertragen

Ein Mandat endet, wenn die rumänische Tätigkeit endet und die Registrierung geschlossen wird, oder wenn der Vertreter ausgetauscht wird. Die Normen geben die Reihenfolge vor: Der ausscheidende Vertreter teilt der ANAF schriftlich mit, dass sein Mandat geendet hat, und benennt die letzte Umsatzsteuererklärung, die er in dieser Eigenschaft abgibt; das Mandat kann nicht vor dem Fälligkeitstag dieser Erklärung enden. Setzt sich die rumänische Tätigkeit fort, verlängert das Unternehmen das Mandat, bestellt einen anderen Vertreter oder registriert sich — wenn es in der EU ansässig ist — direkt. Der neue Vertreter braucht die historischen Daten, bevor er die kommenden Zeiträume übernimmt.

Eine Registrierung ohne Vertreter ist kein neutraler Zustand. Sie gefährdet die Umsatzsteuer-Registrierung selbst, und das wiederum gefährdet die Kunden, die sich für ihre eigene Behandlung auf Ihre Umsatzsteuernummer stützen.

Typische Konstellationen

E-Commerce-Händler aus Drittländern mit Ware in Rumänien. Der häufigste Fall, den wir betreuen. Bestand in einem rumänischen Fulfilment-Zentrum löst die Registrierung aus, und die Ansässigkeit außerhalb der EU macht die Vertretung zur Pflicht. Die Volumina sind hoch und die Daten kommen aus einer Plattform, also wird die Zuordnung einmal gebaut und danach wiederverwendet.

Hersteller aus Drittländern, die rumänische Kunden mit Montage beliefern. Eine Lieferung mit Montage ist in Rumänien steuerbar und lässt sich in der Regel nicht über das Reverse-Charge-Verfahren auf den Kunden verlagern, sodass die Registrierung folgt.

Gruppen, die nach einer Änderung des Niederlassungsstatus umstrukturieren. Erwirbt oder verliert ein Unternehmen eine feste Niederlassung, ändert sich die Grundlage der Registrierung. Das gehört geplant, denn die e-Factura-Pflicht ändert sich mit — von der Meldung der B2B-Rechnungen neben der gewohnten Fakturierung hin zur Ausstellung sämtlicher Rechnungen über das System, B2C eingeschlossen, oder umgekehrt.

Unternehmen, die bereits rumänische Rückstände haben. Diese müssen beziffert werden, bevor ein Mandat unterzeichnet wird. Der Vertreter ist für die Umsätze eingebunden, für die er bevollmächtigt wurde, aber eine nicht abgestimmte Historie blockiert die Meldungen, die darauf folgen, und eine Registrierung mit ungeklärten Rückständen zieht ab der ersten Meldung Aufmerksamkeit auf sich. Der rumänische Steuerkalender und der Leitfaden zur Umsatzsteuer in Rumänien für ausländische Unternehmen zeigen, was bereits hätte gemeldet sein müssen.

Die Fehler, die uns am häufigsten begegnen

• Nicht-EU-Unternehmen, die eine Direktregistrierung versuchen, und deren Antrag nach Wochen der Unterlagenvorbereitung zurückgewiesen wird.
• Vertretung mit Buchhaltung verwechseln. Der Vertreter meldet und entrichtet die Umsatzsteuer unter einer Nummer, die für das vertretene Unternehmen ausgestellt wurde; das ist mit dem Auslagern einer Erklärung nicht vergleichbar.
• Späte oder unvollständige Daten. Ein Vertreter, der einen Zeitraum nicht abstimmen kann, meldet ihn nicht, und die Frist verschiebt sich deshalb nicht.
• Einen Vertreter bestellen, obwohl eine feste Niederlassung besteht, was für diese Situation das falsche Instrument ist.
• Ein Mandat auslaufen lassen, statt es zu übertragen, und damit eine aktive Umsatzsteuer-Registrierung ohne Vertreter zurücklassen.
• e-Factura in die eine oder andere Richtung falsch verstehen. Ein nicht ansässiges Unternehmen stellt seine Rechnungen nicht über das System aus, aber seine B2B-Rechnungen müssen trotzdem zu Meldezwecken dorthin übermittelt werden, parallel zur gewohnten Fakturierung.