Quellensteuer in Rumänien: der Satz, das Abkommen und die Erklärung D207

Quellensteuer Rumänien: welche Zahlungen an Nichtansässige besteuert werden

Die Quellensteuer in Rumänien läuft über den Zahler. Zahlt eine rumänische Gesellschaft an einen Nichtansässigen für etwas, das das rumänische Steuergesetzbuch (Codul fiscal) als aus Rumänien bezogene Einkünfte behandelt, berechnet die rumänische Gesellschaft die Steuer, behält sie von der Zahlung ein, erklärt sie und führt sie an den Haushalt ab. Der Nichtansässige erhält den Nettobetrag. Läuft dabei etwas schief, landet die Festsetzung beim Zahler.

Die Kategorien stehen im Steuergesetzbuch und umfassen in der Praxis: Dividenden einer rumänischen Gesellschaft, Zinsen, Lizenzgebühren, Provisionen, Management- und Beratungsleistungen, sonstige in Rumänien erbrachte Dienstleistungen, Einkünfte aus hier ausgeübter selbständiger Tätigkeit und Einkünfte aus in Rumänien belegenem unbeweglichem Vermögen. Der schlichte Wareneinkauf bei einem ausländischen Lieferanten steht nicht auf der Liste. Eine Managementumlage der Muttergesellschaft schon.

Der innerstaatliche Satz auf die meisten dieser Kategorien beträgt 16 %. Das ist der Ausgangspunkt, nicht die Antwort: Ein Doppelbesteuerungsabkommen kann ihn senken oder ganz ausschließen, und EU-Richtlinien können bestimmte Flüsse innerhalb einer Gruppe freistellen. Die konsolidierte Fassung des Steuergesetzbuchs veröffentlicht ANAF, die rumänische Finanzverwaltung.

Die drei Fragen, die über die Steuer entscheiden

Jede Akte, die wir uns ansehen, läuft auf dieselben drei Fragen hinaus, in dieser Reihenfolge gestellt.

Was ist die Zahlung steuerlich? Nicht, wie die Rechnung sie nennt. Was als Dienstleistungshonorar bezeichnet ist, kann eine Lizenzgebühr sein; eine Kostenweiterbelastung kann eine Managementumlage sein; ein Pauschalbetrag für Software kann eine Lizenz oder ein Kauf sein. Die Qualifikation entscheidet sowohl über die innerstaatliche Behandlung als auch darüber, welcher Abkommensartikel greift.

Gibt es ein Abkommen, und hilft es? Rumänien hat ein dichtes Abkommensnetz, darunter mit Deutschland, Österreich und der Schweiz. Abkommen teilen die Besteuerungsrechte zu und begrenzen den rumänischen Satz auf Dividenden, Zinsen und Lizenzgebühren meist der Höhe nach. Diese Begrenzung gibt es nur gegen Unterlagen.

Lagen die Unterlagen vor der Zahlung vor? Hier geht das meiste Geld verloren. Ein Abkommenssatz ohne gültige Ansässigkeitsbescheinigung ist eine Feststellung, die auf ihren Termin wartet, und die spätere Rückholung eines zu viel einbehaltenen Betrags ist ein Erstattungsverfahren, keine Formalie.

Abkommensentlastung und die Ansässigkeitsbescheinigung

Die Ansässigkeitsbescheinigung stellt die Finanzverwaltung des Empfängerstaates aus. In Deutschland ist das je nach Fall das zuständige Finanzamt, in Österreich das Finanzamt für Großbetriebe oder das Wohnsitzfinanzamt, in der Schweiz die kantonale Steuerverwaltung. Sie bestätigt, dass der Empfänger dort für Zwecke des Abkommens ansässig ist. Die rumänische Praxis erwartet, dass sie das Jahr abdeckt, in dem die Einkünfte gezahlt werden, dem Zahler vorgelegt wird und von einer Übersetzung begleitet ist. Wo das Abkommen oder die innerstaatlichen Regeln es verlangen, gehört auch der Nachweis der Nutzungsberechtigung (beneficial ownership) zur Akte.

Daraus folgen zwei praktische Regeln:

• Fordern Sie die Bescheinigung bei Vertragsschluss an, nicht bei Zahlung. Ausländische Finanzverwaltungen stellen sie nach ihrem eigenen Zeitplan aus, und ein Zahlungslauf wartet nicht.
• Bewahren Sie die Akte auf, nicht nur die Bescheinigung. In der Betriebsprüfung ist nicht nur die Frage, ob eine Bescheinigung existiert, sondern ob sie im maßgeblichen Zeitpunkt existierte und ob sie zu der Person passt, die die Einkünfte tatsächlich erhält.

Liegt keine Bescheinigung vor, gilt der innerstaatliche Satz. Das ist ein richtiges Ergebnis und kein Fehler. Der Fehler ist, den Abkommenssatz anzuwenden und darauf zu hoffen, dass das Dokument später kommt.

Kurze Frage? Schicken Sie uns den Vertrag und den geplanten Zahlungstermin: Wir sagen Ihnen, welcher Satz gilt und welche Unterlagen vorher vorliegen müssen. Angebot anfordern

Dividenden, Zinsen und Lizenzgebühren

Dividenden. Ausschüttungen einer rumänischen Gesellschaft an einen nichtansässigen Gesellschafter unterliegen der bei Zahlung einbehaltenen Dividendensteuer; der Satz beträgt ab 2026 16 %. Ein Abkommen kann ihn senken, und die EU-Mutter-Tochter-Regelung kann die Ausschüttung freistellen, wenn Beteiligungshöhe und Haltedauer erfüllt und belegt sind. Die bilanzielle Seite kommt zuerst: Ausgezahlt werden darf nur der nach den rumänischen Vorschriften ausschüttbare Gewinn. Die Einzelheiten stehen im Leitfaden zur Dividendenbesteuerung in Rumänien.

Zinsen. Ins Ausland gezahlte Zinsen, typischerweise auf Gesellschafter- oder Konzerndarlehen, fallen unter die Einbehaltskategorien. Zwei weitere Regelwerke greifen meist gleichzeitig und werden leicht übersehen: die Zinsschranke bei der Abzugsfähigkeit und die Verrechnungspreise beim vereinbarten Zinssatz. Ein Konzerndarlehen kann deshalb an drei Fronten zugleich angegriffen werden.

Lizenzgebühren. Das Qualifikationsproblem ist hier am schärfsten. Zahlungen für die Nutzung einer Marke, eines Patents, von Know-how, eines Vertriebsrechts oder von Software werden unterschiedlich behandelt, und die Abkommen tragen ihre eigene Definition der Lizenzgebühr, die enger oder weiter sein kann als die innerstaatliche. Wir klären die Qualifikation schriftlich vor der ersten Rechnung, weil sich das Muster monatlich wiederholt.

Dienstleistungen. Management- und Beratungsleistungen fallen unabhängig vom Ort der Erbringung unter die Kategorien. Sonstige Dienstleistungen fallen darunter, wenn sie in Rumänien erbracht werden. Konzerninterne Leistungsumlagen gehören deshalb zu den am häufigsten aufgegriffenen Posten rumänischer Prüfungen. Eine bayerische GmbH, die ihrer rumänischen Tochter monatlich IT-, Einkaufs- und Personalkosten weiterbelastet, hat drei Umlagen mit drei möglichen Qualifikationen in einer einzigen Rechnungszeile.

Betriebsstätte: das alternative Regime

Einbehalt an der Quelle und Besteuerung über eine Betriebsstätte sind Alternativen. Übt ein Nichtansässiger seine Tätigkeit in Rumänien über eine feste Geschäftseinrichtung aus, oder über einen abhängigen Vertreter, der gewöhnlich Verträge abschließt, wird der dieser Präsenz zuzurechnende Gewinn als rumänischer Unternehmensgewinn besteuert, mit den entsprechenden Pflichten zu Registrierung, Buchführung und Erklärungen.

Wir beschreiben den Test, wie er ist, und wenden ihn auf den Sachverhalt an. Wir beraten nicht dazu, die Verhältnisse so einzurichten, dass eine rumänische Steuerpräsenz vermieden wird. Besteht eine Betriebsstätte, ist die praktische Folge eine vollständige rumänische Steuerakte mit Körperschaftsteuer, Buchhaltung und dem laufenden Meldezyklus, nicht eine Zeile auf einer Zahlung. Für Bau- und Montageunternehmen aus dem deutschsprachigen Raum ist das der häufigste Fall: Ein Projekt, das länger läuft als geplant, überschreitet die Frist des Abkommens, und die Frage stellt sich rückwirkend.

Die umsatzsteuerliche feste Niederlassung ist ein eigener Test mit einer eigenen Antwort. Ein Unternehmen kann das eine haben und das andere nicht. Die umsatzsteuerliche Seite behandelt der Leitfaden zur Umsatzsteuer in Rumänien für ausländische Unternehmen.

Erklären und zahlen: der Monatsrhythmus und die D207

Die einbehaltene Steuer wird im Monatsrhythmus an den Haushalt abgeführt, zusammen mit der Erklärung über die Zahlungsverpflichtungen gegenüber dem Staatshaushalt, bis zum 25. des auf die Zahlung folgenden Monats. Jährlich reicht der Zahler die informative Erklärung D207 ein und meldet darin je Empfänger die an Nichtansässige gezahlten Einkünfte und die einbehaltene Steuer.

Die D207 ist eine eigenständige Meldepflicht, getrennt von der Zahlung der Steuer, und sie ist keine Auswertung, die das Buchhaltungssystem von allein ausgibt. Sie braucht je Empfänger korrekte Identifikationsdaten, die richtige Einkunftskategorie und die Beträge, wie sie tatsächlich gezahlt wurden. Da die Daten in den Informationsaustausch mit anderen Verwaltungen einfließen, ist eine Abweichung zwischen dem, was Rumänien meldet, und dem, was der Empfänger im Ansässigkeitsstaat erklärt hat, auf beiden Seiten sichtbar. Den genauen Abgabetermin für das betreffende Jahr prüfen Sie im Kalender von ANAF, weil die Fristen der informativen Erklärungen mehrfach geändert wurden.

Nichtansässige Zahler und Empfänger, die eine eigene rumänische steuerliche Registrierung benötigen, werden über das besondere Verfahren für Steuerpflichtige ohne Betriebsstätte registriert. Betrifft die Akte zugleich die Umsatzsteuer, schließt sie an die umsatzsteuerliche Registrierung für Nichtansässige an.

Was wir tun

Wir arbeiten an der ganzen Kette, nicht nur am Satz.

1. Qualifikation. Wir lesen den Vertrag und den tatsächlichen Ablauf und halten schriftlich fest, was die Zahlung für rumänische Steuerzwecke ist und welcher Abkommensartikel sie regelt.
2. Unterlagen. Wir listen auf, was vor der Zahlung vorliegen muss: Ansässigkeitsbescheinigung, Nachweis der Nutzungsberechtigung, Übersetzungen. Diese Liste gleichen wir mit dem Zahlungskalender ab.
3. Berechnung und Meldung. Der Einbehalt wird je Zahlung berechnet, im Monatsrhythmus erklärt und jährlich in der D207 gemeldet.
4. Schriftliche Stellungnahmen. Ist ein Ergebnis unsicher, kommt es in eine schriftliche Stellungnahme mit dem Gegenargument, das ANAF vorbringen würde, damit sie dem Abschlussprüfer oder dem Prüfer vorgelegt werden kann.
5. Verteidigung. Hat eine Prüfung den Punkt bereits aufgegriffen, geht die Arbeit über zu Betriebsprüfung und Einspruch.

Die Fehler, die wir am häufigsten sehen

• Abkommenssatz ohne Bescheinigung angewandt, oder mit einer Bescheinigung für das falsche Jahr.
• Zahlungen nie geprüft, weil auf der Rechnung „Dienstleistungen“ stand und niemand gefragt hat, welche.
• Konzernumlagen als reine Kostenverteilung behandelt, ohne Prüfung des Einbehalts und ohne Verrechnungspreisunterlagen.
• Steuer gezahlt, aber nie gemeldet, sodass die jährliche informative Erklärung nicht zu den Zahlungen passt.
• Empfängerdaten aus dem Rechnungskopf übernommen statt aus der Identifikation dessen, der die Einkünfte tatsächlich erhält.
• Gar nichts einbehalten, in der Annahme, der Nichtansässige versteuere die Einkünfte ohnehin zu Hause. So funktioniert das innerstaatliche Recht nicht, und die Festsetzung trägt der Zahler.