Betriebsprüfung in Rumänien: wir führen das Verfahren mit ANAF und den Einspruch für Sie

Betriebsprüfung in Rumänien: was eine ANAF-Prüfung ist und wie sie beginnt

Eine Betriebsprüfung in Rumänien ist ein förmliches Verfahren nach dem Steuerverfahrensgesetzbuch (Codul de procedură fiscală) und keine offene Ermittlung. ANAF überprüft, wie ein Steuerpflichtiger eine bestimmte Steuer für bestimmte Zeiträume ermittelt und gezahlt hat, und das gesamte Verfahren muss eine feste Abfolge durchlaufen: ein schriftliches Prüfungsavis, die Prüfung selbst, eine Schlussbesprechung über die Feststellungen, den Prüfungsbericht (RIF) und, soweit Beträge als geschuldet festgestellt werden, einen Steuerbescheid.

Drei verschiedene Dinge werden im Alltag „Prüfung“ genannt, und für sie gelten unterschiedliche Regeln. Die Steuerprüfung ist das oben beschriebene vollständige Verfahren. Die Dokumentenprüfung ist eine leichtere Kontrolle, die vom Finanzamt aus auf Grundlage bereits vorhandener Unterlagen und Daten geführt wird. Die Kontrolle durch die Antibetrugsbehörde ist eine unangekündigte operative Kontrolle. Zu wissen, in welchem der drei Verfahren Sie sich befinden, entscheidet über Ihre Rechte und über die möglichen Ergebnisse — deshalb ist das Erste, worum wir bitten, das Dokument, mit dem das Verfahren eröffnet wurde.

Die konsolidierte Fassung des Steuerverfahrensgesetzbuchs wird von ANAF veröffentlicht, und die Verwaltungsanweisungen liegen ebenfalls bei ANAF, der rumänischen Finanzverwaltung.

Wer geprüft wird, und warum

Die Auswahl ist deutlich weniger zufällig als noch vor zehn Jahren, weil ANAF inzwischen über die Daten verfügt, nach denen ausgewählt werden kann. Die Erklärungen werden automatisch gegeneinander abgeglichen: die Erklärung D300 gegen die Meldung über Inlandsumsätze D394, die Umsatzaufstellung gegen das, was Ihre Geschäftspartner erklärt haben, und beide gegen das über SAF-T D406 gemeldete Hauptbuch und die Rechnungen, die durch RO e-Factura gelaufen sind.

Die wiederkehrenden Auslöser, in der Reihenfolge, in der wir sie sehen:

• ein Antrag auf Umsatzsteuererstattung, der von vornherein eine Überprüfung mit sich bringt;
• Abweichungen zwischen Erklärungen — derselbe Zeitraum in zwei Meldungen unterschiedlich dargestellt;
• Differenzen zu Geschäftspartnern, einschließlich Einkäufen bei einem später für inaktiv erklärten Steuerpflichtigen;
• wiederholte Verlustjahre oder Margen, die sich ohne erkennbaren Grund stark bewegen;
• Geschäfte mit verbundenen Unternehmen, bei denen die Verrechnungspreisdokumentation angefordert wird;
• Branchenkampagnen, bei denen eine gesamte Tätigkeit in einem Zeitraum überprüft wird.

Keiner dieser Punkte ist ein Vorwurf. Alle sind Gründe, die Akte bereitzuhalten, bevor das Avis eintrifft.

Wie die Prüfung abläuft

Das Gesetzbuch begrenzt zudem die Dauer der Prüfung und legt die Vorlaufzeit für das Avis fest. Das Prüfungsavis wird 30 Tage vor Beginn zugestellt, bei Großsteuerpflichtigen, und 15 Tage bei allen übrigen (Artikel 122). Die Dauer der Prüfung ist auf 180, 90 beziehungsweise 45 Tage begrenzt, je nach Kategorie des Steuerpflichtigen — Große, Mittlere, alle übrigen (Artikel 126). Beide Angaben stehen üblicherweise im Avis selbst; wo das nicht der Fall ist, lohnt sich der Abgleich mit dem Gesetzbuch in der für den Zeitraum geltenden Fassung, da diese Fristen mehr als einmal geändert wurden.

Die Schlussbesprechung ist die Stufe, die die meisten Unternehmen unterschätzen. Sie ist eine echte Gelegenheit, dem Prüfungsteam ein Dokument oder ein Argument vorzulegen, solange der Bericht noch ein Entwurf ist. Ihr schriftlicher Standpunkt wird binnen 5 Arbeitstagen ab Abschluss der Prüfung eingereicht, bei Großsteuerpflichtigen binnen 7 Arbeitstagen (Artikel 130). Ein dort schriftlich eingeräumter Punkt überlebt selten in den Bericht hinein. Derselbe Punkt, zum ersten Mal im Einspruch vorgebracht, muss eine begründete Feststellung überwinden.

Avis schon eingetroffen? Schicken Sie uns das Dokument, mit dem das Verfahren eröffnet wurde, und die geprüften Zeiträume — wir sagen Ihnen am selben Arbeitstag, welche Akte rekonstruiert werden muss und bis wann. Angebot anfordern

Was im RIF steht

Der Prüfungsbericht legt Zeitraum für Zeitraum und Steuer für Steuer dar, was geprüft wurde, was festgestellt wurde, auf welcher Rechtsgrundlage jede Feststellung beruht und wie etwaige Mehrbeträge berechnet wurden. Er hält den vom Steuerpflichtigen erklärten Standpunkt fest und die Antwort der Prüfer darauf.

Daraus folgen zwei Dinge. Erstens: Im RIF liegt die Begründung; der Steuerbescheid ist im Wesentlichen eine Zahl. Zweitens: Ein Einspruch ist nur so gut wie seine Auseinandersetzung mit dieser Begründung. Ein Einspruch, der die ursprüngliche Position des Unternehmens wiederholt, ohne auf das Argument im Bericht einzugehen, gibt der Rechtsbehelfsstelle nichts an die Hand.

Findet die Prüfung nichts zu ändern, endet sie mit einer Entscheidung, die festhält, dass die Bemessungsgrundlage nicht geändert wird. Dieses Dokument sollte aufbewahrt werden: Es fixiert, was bereits geprüft wurde.

Der Einspruch: 45 Tage ab Zustellung

Der Einspruch wird bei der Behörde eingelegt, die den Akt erlassen hat, innerhalb von 45 Tagen ab Zustellung des Akts, nach Artikel 270 des Steuerverfahrensgesetzbuchs. Die Frist ist eine Ausschlussfrist: Ein danach eingelegter Einspruch wird in der Regel als verspätet zurückgewiesen, ohne dass die Sache geprüft wird. Die Frist beginnt mit der Zustellung, nicht mit dem auf dem Bescheid gedruckten Datum, weshalb der Zustellungsnachweis vom ersten Tag an zur Akte gehört. Die für den konkreten Akt geltende Frist steht außerdem im Akt selbst — und diese Angabe sollte gelesen und nicht vermutet werden.

Drei praktische Punkte entscheiden mehr Einsprüche als die rechtliche Argumentation:

1. Der Einspruch setzt die Vollstreckung nicht aus. Die Aussetzung wird gesondert beim Verwaltungsgericht beantragt, nach dem Gesetz über die Verwaltungsgerichtsbarkeit und in der Regel gegen eine Sicherheitsleistung, berechnet auf den streitigen Betrag. Zwischen Bescheid und Aussetzung kann ANAF Vollstreckungsmaßnahmen ergreifen.
2. Über den Einspruch entscheidet eine spezialisierte Rechtsbehelfsstelle innerhalb der Finanzverwaltung, nicht das Prüfungsteam. Die Entscheidung kann dem Einspruch ganz oder teilweise stattgeben, ihn zurückweisen oder auch den Akt aufheben und anordnen, dass die Prüfung neu durchgeführt wird.
3. Danach kommt das Gericht, innerhalb der in der Entscheidung über den Einspruch genannten Frist. Die Verwaltungsgerichtsbarkeit ist die erste Stufe, auf der die Akte von jemandem außerhalb der Finanzverwaltung gewürdigt wird, und ein guter Teil unserer Arbeit im Einspruchsverfahren besteht darin, eine Aktenlage aufzubauen, die dort trägt.

Wie wir Prüfungen und Einsprüche führen

Wir steigen an dem Punkt ein, an dem Sie anrufen — aber je früher, desto besser. Der gleiche Aufwand vor der Schlussbesprechung ist ein Vielfaches dessen wert, was er nach dem Bescheid noch bewirkt.

Während der Prüfung. Wir übernehmen den fachlichen Dialog. Auskunftsersuchen werden schriftlich beantwortet, mit indexierten Belegen. Wo sich eine Feststellung abzeichnet, legen wir dem Team die rechtliche Position vor, solange sie den Entwurf noch ändern kann. Wir nehmen an der Schlussbesprechung teil und reichen den schriftlichen Standpunkt ein.

Nach dem Bericht. Wir beziffern das Risiko ehrlich, einschließlich der Zinsen und Säumniszuschläge, die je Tag laufen, und sagen Ihnen, welche Feststellungen es wert sind, angegriffen zu werden, und welche nicht. Nicht jeder Bescheid sollte angefochten werden; ein Einspruch ohne Substanz kostet Zeit und lässt die Schuld weiter anwachsen.

Der Einspruch selbst. Verfasst gegen die Begründung im RIF, Artikel für Artikel, mit der Rechtsprechung und Verwaltungspraxis, die die Position stützen, und mit einer Akte, die das Verwaltungsgericht später ohne Rekonstruktion verwenden kann.

Die Akte erstellen und prüfen unsere Steuerberater, zugelassen von der rumänischen Kammer der Steuerberater (CCF) und Mitglieder von CECCAR und ACCA, mit über 20 Jahren Praxis. Die Kommunikation läuft auf Englisch, Italienisch oder Rumänisch, direkt mit der Person, die die Schriftsätze verfasst. Der weitere Beratungszusammenhang steht auf der Seite zur Steuerberatung.

Besondere Konstellationen

Nichtansässige Unternehmen. Ein im Ausland ansässiges Unternehmen mit lediglich einer rumänischen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer wird hinsichtlich seiner rumänischen Umsatzsteuerposition geprüft. Die Schwierigkeit ist selten das Recht; sie besteht darin, dass die Belege in einem ausländischen ERP liegen, in einer anderen Sprache, und in einer Form vorgelegt werden müssen, die ein rumänischer Prüfer nachvollziehen kann. Diese Rekonstruktion übernehmen wir; die zugrunde liegenden Pflichten beschreibt der Leitfaden zur Umsatzsteuer in Rumänien für ausländische Unternehmen.

Überprüfungen bei Erstattungsanträgen. Ein Erstattungsantrag bringt seine eigene Kontrolle mit. Die Fragen konzentrieren sich auf die Substanz der Eingangsleistungen, die Nachweise für die Steuerbefreiung innergemeinschaftlicher Lieferungen und den Status der Lieferanten. Die Erstattungsakte so vorzubereiten, dass ein Prüfer sie lesen kann, statt sie nur einzureichen, verkürzt das Verfahren.

Quellensteuer auf Zahlungen ins Ausland. Zahlungen an Nichtansässige sind ein Dauerthema in Prüfungen: ob die Ansässigkeitsbescheinigung im Zeitpunkt der Zahlung vorlag, wie die Zahlung qualifiziert wurde und ob sie gemeldet wurde. Das Regime ist auf der Seite zur Quellensteuer auf Einkünfte Nichtansässiger dargestellt.

Zeiträume bei einem früheren Dienstleister. Deckt die Prüfung Jahre ab, die jemand anderes betreut hat, besteht die erste Aufgabe darin festzustellen, was tatsächlich eingereicht wurde und was es belegt, bevor eine Position bezogen wird.

Die Fehler, die am meisten kosten

• Mündlich antworten. Eine im Gespräch gegebene Erläuterung erscheint im Bericht als Zusammenfassung, die jemand anderes geschrieben hat.
• Unterlagen ohne Protokoll übergeben, sodass nicht mehr nachvollziehbar ist, was wann herausgegeben wurde.
• Die Schlussbesprechung versäumen oder ohne schriftlichen Standpunkt daran teilnehmen.
• Die 45 Tage vom falschen Datum an zählen oder annehmen, die Frist laufe ab dem Lesen des Bescheids und nicht ab der Zustellung.
• Annehmen, der Einspruch hemme die Schuld, und die Vollstreckung entdecken, während der Einspruch noch anhängig ist.
• Alles anfechten, auch zutreffende Feststellungen, was die Glaubwürdigkeit der Punkte schwächt, auf die es ankommt.
• Für die Zeiträume nach der Prüfung nichts korrigieren, sodass dieselbe Feststellung bei der nächsten Prüfung erneut auftaucht, mit längerer Vorgeschichte.