Zwrot VAT w Rumunii od 2026 r.: 14 kryteriów ryzyka ANAF

Co zmieniło się 28 września 2026 r.

Do tej pory „ryzyko nienależnego zwrotu” miało w ustawie trzy definicje, wszystkie oparte na faktach już ustalonych: dokumenty urzędowe otrzymane od innych instytucji, czyny o znamionach przestępstwa stwierdzone w trakcie kontroli oraz różnice powyżej 10% i co najmniej 50 000 lei ustalone w kontroli następczej (art. 169 ust. (4) lit. a)–c) Kodeksu postępowania podatkowego). Rozporządzenie nadzwyczajne OUG 38/2026 dodało lit. d): „inne sytuacje ustalone zarządzeniem przewodniczącego ANAF”. Zarządzenie wydano 21 września 2026 r., to zarządzenie ANAF nr 1123/2026, opublikowane w Monitorul Oficial nr 823 z 28 września 2026 r.

Zarządzenie zmienia procedurę rozliczania deklaracji VAT z ujemnym saldem i opcją zwrotu (zarządzenie ANAF nr 352/2022) i dodaje do niej nowy załącznik 6 z 14 sytuacjami, sprawdzanymi przy każdej deklaracji, w której wnioskuje się o zwrot. Nie jest już potrzebne żadne wcześniejsze ustalenie: komórka, która rozpatruje deklarację, zagląda do baz danych, które ANAF już ma (RO e-Factura, kasy fiskalne RO e-Case de marcat, rejestr karny skarbowy, rejestr podatników nieaktywnych, złożone deklaracje), i odhacza pozycje.

Stosuje się od pierwszego dnia: do deklaracji za sierpień 2026 r. i trzeci kwartał 2026 r. oraz do każdej deklaracji nierozliczonej 28 września, z wyjątkiem tych przekazanych już do komórki kontroli (art. III zarządzenia). Deklaracja za wrzesień, składana do 26 października, przechodzi już przez nowe sito.

Jak rozlicza się deklarację z opcją zwrotu

Zasada podstawowa nie zmieniła się. Zgodnie z art. 169 ust. (1) Kodeksu postępowania podatkowego VAT zgłoszony do zwrotu organ podatkowy zwraca „z kontrolą podatkową przeprowadzaną następczo”. ANAF weryfikuje dokumenty w urzędzie, wydaje decyzję o zwrocie z zastrzeżeniem późniejszej weryfikacji, wypłaca albo kompensuje, a kontrola może nastąpić później, jeśli analiza ryzyka tego wymaga (ust. (8)).

Wyjątkiem jest kontrola podatkowa poprzedzająca zwrot (na innych naszych stronach: kontrola uprzednia): pieniądze przychodzą po kontroli. Przypadki wymienia ust. (2) dla dużych i średnich podatników oraz ust. (3) dla wszystkich pozostałych:

14 nowych sytuacji należy do drugiego wiersza. Nie tworzą nowego przypadku kontroli poprzedzającej zwrot; definiują, co znaczy „ryzyko”.

Trzy rzeczy, o których trzeba pamiętać przed zaznaczeniem opcji:

• Ujemnego salda w wysokości 5 000 lei lub mniej nie można zgłosić do zwrotu; przenosi się je do następnej deklaracji (art. 303 ust. (7) Kodeksu podatkowego).
• Deklaracja złożona po terminie nie jest już traktowana jako wniosek o zwrot: kwota przechodzi do deklaracji za następny okres (art. 169 ust. (5) Kodeksu postępowania podatkowego), a ANAF zawiadamia Państwa o konieczności jej przeniesienia (pkt 33 ust. (2^1) procedury).
• Termin rozliczenia wniosku to 45 dni od złożenia (art. 77 ust. (1)). Jeśli potrzebna jest kontrola, wynosi najwyżej 90 dni, a ANAF musi poinformować Państwa w ciągu 5 dni od zakończenia analizy ryzyka (ust. (5)). Okresów zawieszenia kontroli nie liczy się (pkt 68 ust. (1^1)).

Wrześniowe zarządzenie wydłużyło też etap analizy wstępnej: z 5 do 15 dni roboczych od złożenia (pkt 39 ust. (2)), bo komórka ma teraz do wykonania 14 dodatkowych sprawdzeń.

14 sytuacji w grupach

Załącznik kilka razy używa słowa „istotny” bez progów liczbowych. Progi pozostają w rękach komórki rozpatrującej, a uzasadniony raport, na podstawie którego trafiają Państwo do specjalnej bazy danych, musi przedstawić analizę stojącą za klasyfikacją (pkt 10 lit. d) procedury). Grupy poniżej są nasze; numeracja pochodzi z załącznika.

A. Osoby stojące za firmą (sytuacje 1–4)

B. Zachowanie deklaracji (sytuacje 5–7)

C. Status firmy i dyscyplina w składaniu deklaracji (sytuacje 8–11)

D. Co ANAF widzi w e-Factura i e-Case (sytuacje 12–13)

Dla sytuacji 12 i 13 mechanizm jest ten sam, który stoi za wstępnie wypełnioną deklaracją RO e-TVA: ANAF porównuje Państwa deklarację z własnymi danymi. Różnice, które mają wyjaśnienie (metoda kasowa, faktury korygujące, nabycia wewnątrzwspólnotowe), nie są problemem, ale muszą Państwo umieć pokazać je od ręki.

E. Państwa dostawcy (sytuacja 14)

Sytuacja 14 zostaje odhaczona, jeśli co najmniej jeden dostawca, na którego przypada „istotna część” VAT naliczonego w deklaracji, znajduje się w którymkolwiek z 11 stanów:

• a) figuruje w specjalnej bazie danych dotyczącej ryzyka nienależnych zwrotów;
• b) figuruje w bazie danych osób w dobrowolnej likwidacji lub w niewypłacalności;
• c) ma przestępstwa wpisane w rejestrze karnym skarbowym;
• d) nie złożył D300, D394, D390 lub D406 za okres, z którego pochodzi zgłoszona kwota;
• e) ma VAT w e-Factura i e-Case istotnie wyższy niż zadeklarowany VAT należny (sytuacja 12 zastosowana do dostawcy);
• f) jest niezdolny do zapłaty, w postępowaniu upadłościowym, reorganizacji, w upadłości likwidacyjnej lub w postępowaniu zapobiegającym niewypłacalności;
• g) ma zaległości w VAT;
• h) figuruje w rejestrze podatników nieaktywnych lub w rejestrze osób, których rejestracja do VAT została anulowana;
• i) został zarejestrowany lub ponownie zarejestrowany do VAT w ostatnich 6 miesiącach i stosuje okres rozliczeniowy inny niż miesiąc kalendarzowy;
• j) jest podmiotem powiązanym z firmą wnioskującą o zwrot;
• k) został założony mniej niż 6 miesięcy przed badaną deklaracją.

Tu przenosi się większość ryzyka. Nie odpowiadają Państwo za deklaracje dostawcy, ale Państwa zwrot od nich zależy. Z 11 stanów kilka widać publicznie: anulowany numer VAT i nieaktywność podatkowa (lit. h), niewypłacalność (lit. f) oraz, w granicach list ANAF, zaległości podatkowe (lit. g). Mogą je Państwo sprawdzić dla każdego większego dostawcy w naszym sprawdzeniu rumuńskiej firmy po numerze CUI: status VAT na wybrany dzień, nieaktywność, niewypłacalność, sprawozdania finansowe. Niezłożone deklaracje (lit. d) i obecność w specjalnych bazach danych (lit. a i b) nie są publiczne. Przy nich liczy się koncentracja: im więcej jeden dostawca waży w Państwa VAT naliczonym, tym bardziej Państwa zwrot zależy od jego dyscypliny.

Lit. j) zasługuje na osobne zdanie. Jeśli polska spółka matka fakturuje rumuńskiej spółce zależnej usługi z rumuńskim VAT, przez stałe miejsce prowadzenia działalności albo własną rejestrację, a te faktury stanowią istotną część VAT naliczonego, sytuacja 14 jest odhaczana przy każdej deklaracji. To nie zarzut; to sygnał, który prowadzi do kontroli poprzedzającej zwrot.

Co się dzieje, gdy sytuacja zostaje odhaczona

1. Komórka rozpatrująca analizuje deklarację i stwierdza sytuację (pkt 50 ust. (1) dla dużych i średnich podatników, pkt 60 ust. (1) dla pozostałych).
2. Sporządza uzasadniony raport, zatwierdzany przez kierownika komórki, i wpisuje firmę do specjalnej bazy danych dotyczącej ryzyka nienależnych zwrotów (pkt 8 ust. (2), pkt 10 lit. d)).
3. Deklaracja jest rozliczana po kontroli podatkowej poprzedzającej zwrot (pkt 50 ust. (3) i 60 ust. (3)). Codziennie komórka przesyła działowi kontroli wykaz deklaracji zakwalifikowanych w ten sposób (pkt 63).
4. Jeśli decyzja o zwrocie została już wydana, ale deklaracja była nadal „w toku” (do pierwszej kompensaty lub wypłaty, pkt 35), decyzja zostaje uchylona na podstawie art. 94 ust. (2) Kodeksu postępowania podatkowego (pkt 21 ust. (4)). Otrzymują Państwo „Decyzję o uchyleniu decyzji o zwrocie VAT”, od której można się odwołać w terminie 45 dni (art. 270). Jeśli są Państwo zarejestrowani w SPV (wirtualnym koncie podatnika w ANAF), dokumenty trafiają tam (pkt 43 ust. (3)).
5. Kontrola poprzedzająca zwrot obejmuje tylko okresy, z których pochodzi zgłoszone saldo (art. 169 ust. (9)). Rozszerza się na inne okresy tylko wtedy, gdy pojawią się oznaki nieprawidłowości (ust. (10)).
6. Przy następnej deklaracji z opcją zwrotu komórka sprawdza, czy nadal podpadają Państwo pod którąś z sytuacji, i proponuje pozostawienie w bazie albo wykreślenie z niej (pkt 15^1). Wykreślenie następuje, gdy nie podpadają Państwo pod żadną sytuację z załącznika (pkt 16 ust. (2) lit. d)).

Wpis do bazy nie jest karą i nie jest komunikowany osobno. Dowiadują się Państwo o nim z czasu rozliczenia i z zawiadomienia o kontroli.

Przykład z liczbami: dostawca, który nie składa deklaracji VAT

Firma z Klużu produkuje opakowania i je eksportuje. Jej okresem rozliczeniowym jest miesiąc. W deklaracji za sierpień 2026 r., złożonej 25 września:

Główny dostawca kartonu, z fakturami na 420 000 lei plus VAT 88 200 lei, odpowiada za 70% VAT naliczonego. We wrześniu ten dostawca nie złożył D300 za lipiec ani za sierpień. ANAF widzi to we własnej ewidencji; firma z Klużu nie.

Do 28 września 2026 r. deklaracja firmy zostałaby rozliczona po weryfikacji dokumentów w urzędzie, z ewentualną kontrolą później. Teraz odhaczana jest sytuacja 14 lit. d). Skutek:

• firma trafia do specjalnej bazy danych, a deklaracja za sierpień 2026 r. idzie na kontrolę podatkową poprzedzającą zwrot;
• termin rozliczenia przesuwa się z 45 do najwyżej 90 dni: pieniądze mogą przyjść najwcześniej około 24 grudnia 2026 r., a nie 9 listopada;
• jeśli firma finansuje oczekiwanie z linii kredytowej na 9% rocznie, dodatkowe 45 dni kosztuje 126 000 × 9% × 45 / 365 = 1 398 lei;
• jeśli ANAF przekroczy 90 dni, firma może żądać odsetek 0,02% dziennie (art. 182): 126 000 × 0,02% = 25,20 lei dziennie, od 91. dnia. Odsetki przyznaje się tylko na wniosek.

Co firma z Klużu mogła zrobić przed 25 września: sprawdzić dostawcę w publicznych rejestrach (ważny numer VAT, brak nieaktywności, brak niewypłacalności), zobowiązać w umowie głównych dostawców do okazywania potwierdzenia złożenia deklaracji VAT albo, jeśli gotówka nie była pilna, przenieść saldo o miesiąc i zgłosić zwrot, gdy sytuacja dostawcy się wyjaśni. Opcja zwrotu nie jest obowiązkowa: saldo można przenosić bez ograniczenia w czasie.

Sama kwota się nie zmienia. Jeśli faktury są prawidłowe, a towar został dostarczony, kontrola potwierdza 126 000 lei. Kosztem ryzyka jest czas.

Lista kontrolna przed zaznaczeniem opcji zwrotu

1. Saldo przekracza 5 000 lei, a deklaracja jest złożona w terminie; inaczej kwota i tak przechodzi na następny okres.
2. D394, D390 i D406 są złożone za każdy okres, którego termin minął, łącznie z deklaracjami zerowymi. Sprawdzić potwierdzenia, nie pamięć.
3. VAT należny w deklaracji zgadza się z e-Factura i e-Case; różnice (metoda kasowa, faktury korygujące, zaliczki) są spisane w jednym dokumencie.
4. Krajowy VAT naliczony ma odpowiednik w fakturach przesłanych przez dostawców w e-Factura. Faktur brakujących w systemie żąda się od dostawcy przed złożeniem deklaracji.
5. Dostawcy, na których przypada ponad 20–25% VAT naliczonego, mają ważny numer VAT, nie są nieaktywni ani niewypłacalni; dla dostawców powiązanych lub założonych mniej niż 6 miesięcy temu dokumentacja transakcji jest kompletna.
6. Korekty i poprawki w danym okresie mają każda pisemne wyjaśnienie i dokument źródłowy.
7. Wzrost kwoty w porównaniu z wcześniejszymi deklaracjami ma przyczynę, którą można wykazać (umowa eksportowa, faktura inwestycyjna, zapas).
8. Rejestr karny skarbowy firmy, jej wspólników i członków zarządu jest czysty; przy zmianie członka zarządu należy pobrać go ponownie.
9. Firma ma mniej niż 6 miesięcy albo składa pierwszą deklarację z opcją zwrotu: zaplanować przepływy pieniężne na 90 dni i przygotować dokumentację do kontroli (umowy, faktury, dowody zapłaty, dokumenty transportowe) przed złożeniem.
10. Jeśli zmienią Państwo zdanie: wniosek o zwrot można wycofać przez zawiadomienie do czasu doręczenia decyzji (art. 303 ust. (8) Kodeksu podatkowego) i przenieść saldo do następnej deklaracji.

Firma, która co miesiąc składa deklaracje z ujemnym saldem, może wykonywać sprawdzenia 2–5 rutynowo, w dniu uzgadniania deklaracji. Naszą miesięczną rutynę opisujemy na stronie deklaracji VAT (D300); kontrolą podatkową i odwołaniem zajmujemy się osobno, łącznie z odwołaniem od decyzji o uchyleniu.

Firmy zagraniczne zarejestrowane do VAT w Rumunii

Procedura nie robi wyjątku dla nierezydentów i dodaje jedno dodatkowe sprawdzenie. Gdy deklarację składa przedstawiciel podatkowy, pkt 37^1 procedury wymaga sprawdzenia warunków z art. 169 „zarówno wobec podatnika niemającego siedziby w Rumunii, jak i wobec wyznaczonego przedstawiciela podatkowego”. Przedstawiciel z własnymi problemami w rejestrze karnym skarbowym lub w specjalnych bazach danych pociąga za sobą wszystkich swoich klientów.

Sytuacje, które u firmy zagranicznej pojawiają się najczęściej:

Pierwsza deklaracja z opcją zwrotu. Polska firma e-commerce zarejestrowana bezpośrednio do VAT w Rumunii w czerwcu 2026 r. na potrzeby magazynu w Rumunii zgłasza do zwrotu VAT od lokalnych zakupów z pierwszego kwartału działalności. Jeśli nie została zaklasyfikowana jako duży lub średni podatnik, deklaracja trafia na kontrolę poprzedzającą zwrot po prostu dlatego, że jest pierwsza (art. 169 ust. (3) lit. d)). Sytuacja 11 (firma założona mniej niż 6 miesięcy temu) nie dotyczy polskiej spółki istniejącej od 2015 r.; jeśli jednak podmiot został założony specjalnie dla Rumunii, odhaczona zostaje i ona. Nowa definicja w pkt 58 ust. (3) mówi, że za „pierwszą deklarację” uznaje się też pierwszą deklarację po ponownej rejestracji albo po wycofaniu opcji zwrotu.

Niezłożone D390 i D406 (sytuacja 8). Nierezydenci składają informację podsumowującą D390 dla dostaw i nabyć wewnątrzwspólnotowych oraz plik SAF-T D406 w strukturze uproszczonej; deklarację D394 tylko wtedy, gdy mają w Rumunii transakcje z osobami zarejestrowanymi do VAT. Okres łagodzący dla SAF-T chroni przed karą; nie oznacza, że deklaracja nie jest oczekiwana: w dniu złożenia deklaracji z opcją zwrotu niezłożony D406, którego termin minął, może odhaczyć sytuację 8.

Różnice wobec e-Factura (sytuacje 12 i 13). Od 1 stycznia 2026 r. rumuńscy dostawcy przesyłają w RO e-Factura faktury wystawiane nierezydentom zarejestrowanym do VAT (podstawę prawną podaje nasz artykuł o e-Factura dla firm zagranicznych). Jeśli firma zagraniczna odlicza VAT z faktur otrzymanych e-mailem, których dostawca nigdy nie przesłał w systemie, odhaczana jest sytuacja 13. Po stronie sprzedaży nierezydent bez stałego miejsca prowadzenia działalności raportuje w e-Factura tylko faktury B2B; sprzedaż B2C nie pojawia się w systemie, więc VAT należny w deklaracji jest zwykle wyższy, a nie niższy od tego, co widzi ANAF, i sytuacja 12 nie jest odhaczana.

Dostawca powiązany (sytuacja 14 lit. j)). Grupy, które fakturują sobie wzajemnie usługi z rumuńskim VAT, podpadają pod sytuację 14 systematycznie. Dokumentacja transakcji wewnątrzgrupowej, z ceną i treścią usługi, musi być gotowa przed pierwszą deklaracją z opcją zwrotu.

Numer VAT anulowany, gdy deklaracja jest w toku. Nowy pkt 82^1 odpowiada na stary problem: jeśli firma zagraniczna traci numer VAT, gdy deklaracja z opcją zwrotu jest w toku, ujemną kwotę można wypłacić w ogólnej procedurze zwrotu (zarządzenie Ministra Finansów nr 1899/2004), pod warunkiem że firma oświadczy, iż zakończyła działalność gospodarczą w Rumunii. Do tej pory kwota pozostawała zablokowana do ewentualnej ponownej rejestracji.

Dla firm zagranicznych najlepsza ochrona jest ta sama, co dla rumuńskich: deklaracje złożone na bieżąco, uzgodnienie z e-Factura przed deklaracją i dokumentacja do kontroli przygotowana, a nie improwizowana. Firma, która rejestruje się dopiero teraz, znajdzie miesięczne obowiązki w naszym poradniku o VAT w Rumunii dla firm zagranicznych.

Co zostaje bez zmian i co dalej

Zwrot z kontrolą następczą pozostaje zasadą, kwota zwrotu nie zmniejsza się przez zakwalifikowanie do ryzyka, a odsetki za opóźnienie nadal należą się po upływie terminu 45 lub 90 dni. Zmieniło się to, że ANAF może teraz zdecydować o kontroli poprzedzającej zwrot zza biurka, z własnych baz danych, zanim o cokolwiek Państwa zapyta.

Progi „istotności” nabiorą kształtu w praktyce, przez raporty komórek, a jeśli będą nadużywane, przez odwołania. Jeśli otrzymali Państwo zawiadomienie o kontroli dotyczące deklaracji z opcją zwrotu albo decyzję o uchyleniu zwrotu, wspólnie sprawdzamy, w której z 14 sytuacji ANAF Państwa umieścił i jakie dokumenty szybko zamykają kontrolę. Jeśli deklaracja nie została jeszcze złożona, lista kontrolna powyżej jest miejscem, od którego warto zacząć.