In breve
- Una società stabilita fuori dall’UE si registra ai fini IVA in Romania solo tramite un rappresentante fiscale (art. 316 comma (7) del Codice fiscale rumeno, Legge 227/2015). Per una società stabilita nell’UE il rappresentante è facoltativo.
- Il rappresentante è designato come soggetto debitore dell’IVA sulle operazioni rumene della società (art. 307 comma (7) e art. 308 comma (2)). Presenta la dichiarazione e versa l’imposta con un codice IVA attribuito alla società tramite lui.
- Molti la chiamano «responsabilità solidale». Il testo rumeno no, ma l’effetto pratico è lo stesso o più forte: ANAF si rivolge al rappresentante.
- Per questo i rappresentanti selezionano i clienti e chiedono garanzie: di solito un deposito pari a uno o due mesi dell’IVA prevista, oppure una garanzia bancaria. È una prassi di mercato fra le parti, non un requisito dell’amministrazione fiscale.
- La responsabilità ha un perimetro (l’IVA, le operazioni mandatate) e una durata (quella del mandato), e un buon contratto lo scrive.
Che cosa dice davvero il Codice fiscale
Tre testi reggono l’intero meccanismo.
L’art. 316 comma (7) riguarda la registrazione: un soggetto passivo stabilito nell’UE ma non in Romania «può» registrarsi nominando un rappresentante fiscale; un soggetto passivo non stabilito nell’UE «è obbligato» a registrarsi in questo modo.
Gli art. 307 comma (7) e 308 comma (2) riguardano il pagamento. Il debitore dell’IVA su una cessione imponibile è di norma il fornitore. Quando il fornitore non è stabilito nell’UE, «è obbligato, alle condizioni stabilite dalle norme metodologiche, a designare un rappresentante fiscale quale persona tenuta al pagamento dell’imposta». La stessa formula vale per gli acquisti intracomunitari.
Il punto 89 delle Norme metodologiche stabilisce come funziona:
- la nomina avviene con una domanda all’ufficio fiscale, accompagnata dai documenti costitutivi della società, dall’accettazione scritta del rappresentante e dal contratto da cui risulta l’estensione del mandato (comma (1));
- è ammesso un solo rappresentante per tutte le operazioni che la società svolge in Romania; più rappresentanti con impegni limitati non possono coesistere (comma (2));
- ANAF decide entro 30 giorni al massimo e attribuisce alla società estera, tramite il rappresentante, un codice IVA diverso da quello proprio del rappresentante (comma (3));
- una volta accettato, il rappresentante «è impegnato, dal punto di vista dei diritti e degli obblighi in materia di IVA, per tutte le operazioni per le quali ha ricevuto mandato», finché dura il mandato (comma (4));
- le operazioni rappresentate non si registrano nella contabilità propria del rappresentante, che presenta una dichiarazione IVA separata per ogni società rappresentata (commi (10) e (13)).
Letti insieme: l’IVA delle operazioni rumene della società estera la dichiara il rappresentante, la versa il rappresentante e ANAF la riscuote dal rappresentante.
«Responsabilità solidale»: l’espressione e la legge
L’espressione viene dalla direttiva IVA, che offre agli Stati membri due strumenti. Con l’articolo 204 possono consentire o imporre a un soggetto passivo non stabilito di nominare un rappresentante fiscale come debitore dell’imposta. Con l’articolo 205 possono, in aggiunta, considerare responsabile in solido una persona diversa dal debitore. Alcuni Stati membri hanno usato il secondo strumento per i rappresentanti, e da lì l’espressione si è diffusa nei contratti e nelle brochure commerciali in tutta Europa.
La Romania ha usato il primo. Le sue regole IVA fanno del rappresentante il soggetto debitore dell’imposta, e le parole «in solido» non compaiono nel punto 89. Dove il legislatore rumeno ha voluto una responsabilità solidale, l’ha scritto: il rappresentante nominato per le richieste di rimborso IVA delle imprese extra-UE «è ritenuto responsabile individualmente e in solido insieme al soggetto passivo» (punto 74 comma (6) delle Norme metodologiche). La differenza di formulazione è voluta.
Per la società estera la distinzione cambia poco, e per il rappresentante non cambia nulla in meglio:
| Responsabilità solidale | Romania: rappresentante come debitore dell’imposta | |
|---|---|---|
| A chi si rivolge per primo il fisco | A una delle due parti, a sua scelta | Al rappresentante: presenta la dichiarazione e detiene il codice IVA |
| Al rappresentante si può chiedere l’intero importo | Sì | Sì |
| Di chi sono le operazioni | Della società estera | Della società estera (punto 89 comma (8) delle Norme metodologiche) |
| Regresso fra le due parti | Secondo il contratto | Secondo il contratto |
Che cosa deve ricavarne la società estera: il rappresentante non presta il proprio nome. Mette il proprio patrimonio fra la tua IVA e lo Stato rumeno.
Che cosa copre la responsabilità, e dove si ferma
Copre:
- l’IVA dovuta in base alle dichiarazioni presentate per la società rappresentata durante il mandato;
- gli interessi e le penalità di mora quando quell’IVA viene versata dopo il 25: lo 0,02% e lo 0,01% dell’importo al giorno, secondo il Codice di procedura fiscale;
- l’IVA accertata in seguito da una verifica fiscale per periodi compresi nel mandato, per esempio su vendite non dichiarate o su IVA detratta che viene disconosciuta, insieme alla penalità per omessa dichiarazione dello 0,08% al giorno che si applica agli importi accertati.
Non copre:
- le imposte diverse dall’IVA, come l’imposta sul reddito delle società o le ritenute alla fonte;
- i dazi doganali, che riguardano il rappresentante doganale;
- i periodi anteriori all’inizio del mandato. Un passato di dichiarazioni non presentate non si eredita come debito, ma blocca le dichiarazioni successive, quindi va sistemato prima;
- tutto ciò che viene dopo la fine del mandato. La cessazione ha una forma precisa: il rappresentante la comunica per iscritto ad ANAF e indica l’ultima dichiarazione IVA che presenta, e il mandato non può cessare prima della scadenza di quella dichiarazione (punto 89 comma (6)).
Un limite gioca contro la società estera. Poiché è ammesso un solo rappresentante per tutte le operazioni rumene, la società non può tenere fuori dal mandato un flusso rischioso. Il rappresentante vede tutto, oppure non accetta.
Perché i rappresentanti chiedono una garanzia
Il conto è semplice. L’onorario annuo di un rappresentante è una piccola frazione dell’IVA che passa per le dichiarazioni che firma. Se l’IVA di un mese non viene versata, l’onorario di diversi anni non basta a coprirla.
Nella realtà l’esposizione nasce da quattro situazioni:
- L’IVA è dichiarata ma non finanziata. La dichiarazione indica 80.000 lei da versare il 25, e i fondi dall’estero arrivano il 5 del mese successivo, o non arrivano. Dal 26 ANAF ha un credito verso il rappresentante.
- Le vendite emergono dopo. I report delle piattaforme, i dati e-Factura o una verifica fanno emergere vendite che non erano nell’elenco inviato ogni mese. L’IVA, con gli interessi e la penalità per omessa dichiarazione, viene accertata sul codice di cui risponde il rappresentante.
- L’IVA in detrazione viene disconosciuta. Una fattura di acquisto si rivela non detraibile, e un rimborso già incassato va restituito.
- Il cliente non risponde più. La società smette di operare in Romania e di rispondere, mentre la registrazione è ancora aperta e le dichiarazioni sono ancora dovute.
In ognuno di questi casi i beni del rappresentante sono in Romania e aggredibili con l’esecuzione forzata, mentre quelli del cliente sono all’estero. La garanzia colma questa distanza. L’altra risposta dei rappresentanti è rifiutare l’incarico: la verifica iniziale dell’attività, dei flussi e delle controparti esiste per lo stesso motivo.
Il Codice fiscale non chiede di depositare presso ANAF alcuna garanzia per la rappresentanza ai fini IVA; lo fa solo in altri ambiti, come i rappresentanti fiscali per i prodotti soggetti ad accisa. Quello che segue è quindi prassi contrattuale fra la società e il suo rappresentante, e varia da uno studio all’altro.
Le forme della garanzia
- Uno o due mesi dell’IVA che si prevede di versare
- Trattenuto dal rappresentante per la durata del mandato
- Utilizzato solo se un versamento IVA non è coperto in tempo
- La banca paga a prima richiesta, fino a un massimale
- Il cliente conserva la liquidità, ma paga una commissione alla banca
- Ha una scadenza e va rinnovata per tempo
- L’importo dovuto arriva prima del giorno 25
- La dichiarazione si presenta con il versamento coperto
- Si affianca alla garanzia, non la sostituisce
Il Codice fiscale rumeno non richiede di costituire una garanzia presso l’ANAF per la rappresentanza fiscale IVA. Forma e importo si stabiliscono nel contratto tra la società e il rappresentante.
Deposito cauzionale. La forma più semplice: un importo in denaro pari a uno o due mesi dell’IVA che la società prevede di versare, trattenuto dal rappresentante per la durata del mandato e usato solo se un versamento IVA non viene finanziato in tempo. Al cliente non costa nulla, salvo l’indisponibilità della somma.
Garanzia bancaria a prima richiesta. Una banca si impegna a pagare il rappresentante, a prima richiesta ed entro un massimale, se il cliente non adempie. Il cliente conserva la liquidità ma paga una commissione alla banca, che di solito chiede garanzie collaterali o una linea di credito. È adatta agli importi più alti e ai gruppi con un rapporto bancario già avviato; la garanzia ha una scadenza e va rinnovata per tempo.
Provvista anticipata di ogni versamento. Non è una garanzia in senso stretto, ma è la tutela che fa la maggior parte del lavoro: l’importo dell’IVA dovuta viene inviato al rappresentante, o versato direttamente sul conto del Tesoro, qualche giorno prima del 25, e la dichiarazione si presenta quando il versamento è coperto.
Garanzia della capogruppo. Un impegno scritto della società madre. Costa poco, e vale quanto la capogruppo e l’ordinamento in cui andrebbe fatta valere; per questo di solito si accetta insieme a una delle forme precedenti, non al loro posto.
Come si fissa l’importo
La base è l’IVA netta che la società prevede di versare ogni mese, non il fatturato. Un calcolo illustrativo: un venditore prevede IVA a debito per 84.000 lei al mese e IVA in detrazione per 30.000 lei, quindi circa 54.000 lei al mese da versare. Uno o due mesi danno una garanzia da 54.000 a 108.000 lei.
Il risultato si sposta con i fatti:
- una società stabilmente a credito, tipicamente un importatore che paga in dogana l’IVA all’importazione del 21% e vende nell’arco di più mesi, espone il rappresentante a un rischio molto basso e le si chiede meno;
- un’alta quota di vendite ai consumatori fa salire la cifra, perché quelle vendite non compaiono in e-Factura e si basano sui report del cliente;
- la stagionalità conta: la garanzia si dimensiona sui mesi di punta;
- uno storico di puntualità la abbassa. Molti contratti prevedono una revisione dopo il primo anno di versamenti finanziati in tempo.
Come riaverla
Il contratto deve dire quando la garanzia viene svincolata: di norma dopo la presentazione dell’ultima dichiarazione, il pagamento o il rimborso del saldo finale e la comunicazione ad ANAF della cessazione del mandato. Tieni presente che l’amministrazione fiscale può accertare l’IVA entro cinque anni, a decorrere dal 1° luglio dell’anno successivo a quello cui si riferisce l’imposta (art. 110 del Codice di procedura fiscale). Per questo alcuni rappresentanti trattengono una parte della garanzia, o accettano al suo posto una garanzia bancaria, per un periodo dopo la fine del mandato. Durata e importo conviene negoziarli prima della firma, non all’uscita.
Che cosa verifica un rappresentante prima di accettare
Aspettati domande, e considerale un buon segno:
- chi possiede la società e chi la gestisce, con i documenti;
- che cosa si vende, a chi, attraverso quali canali e in quali volumi;
- da dove arriva la merce e dove è stoccata, con il contratto di magazzino o di fulfilment;
- come verranno consegnati i dati di vendita, in quale formato ed entro quale data ogni mese;
- se esiste una storia fiscale in Romania: una registrazione precedente, un altro rappresentante, periodi non dichiarati;
- chi finanzierà i versamenti IVA e da quale conto.
Un rappresentante che non chiede nulla di tutto questo o non ha letto la legge, o non pensa di esserci ancora quando ANAF chiamerà.
Che cosa deve contenere il contratto
Le Norme metodologiche richiedono un contratto «da cui risulti l’estensione del mandato» e l’accettazione scritta del rappresentante con l’indicazione della natura delle operazioni. Oltre a questo minimo, un contratto che funziona prevede:
- le operazioni coperte e l’obbligo di comunicare tutte le operazioni rumene;
- la data limite mensile per l’invio dei dati e il loro formato;
- quando e come si finanzia ogni versamento IVA;
- la garanzia: forma, importo, quando si può escutere, quando si rivede e quando si svincola;
- l’accesso ai documenti in caso di verifica fiscale, anche dopo la fine del mandato;
- le cause di recesso per ciascuna parte e il passaggio a un nuovo rappresentante;
- l’assicurazione di responsabilità civile professionale del rappresentante.
Ci sono alternative?
Per una società stabilita nell’UE, sì: si registra direttamente e si affida a un mandatario per le dichiarazioni. Il mandatario prepara e presenta; il debitore dell’imposta resta la società, quindi non serve alcuna garanzia.
Per una società stabilita fuori dall’UE, l’alternativa al rappresentante non è un mandatario ma una situazione giuridica diversa: una stabile organizzazione o una controllata rumena che acquista e rivende. Entrambe cambiano molto più della registrazione IVA, dalla fatturazione tramite RO e-Factura alla contabilità e all’imposta sul reddito, e nessuna delle due va scelta per risparmiare un deposito.
Una società che ha già un rappresentante e non ne è soddisfatta può cambiarlo. Il rappresentante uscente presenta l’ultima dichiarazione, quello entrante riprende la storia IVA, e la garanzia si chiude con il primo e si costituisce con il secondo.
Come funziona con noi
Agiamo come rappresentante fiscale per le società stabilite fuori dall’UE e come mandatario per quelle stabilite nell’UE. Prima di accettare un mandato esaminiamo l’attività e i flussi, e rispondiamo per iscritto, insieme al preventivo, se possiamo assumere l’incarico e a quali condizioni. Le dichiarazioni si preparano dai tuoi dati, si verificano in modo incrociato con e-Factura e SAF-T e le presenta un consulente fiscale abilitato; TaxOlia è coperta da un’assicurazione di responsabilità civile professionale.
Il servizio è descritto nella pagina sulla rappresentanza fiscale. Se il rappresentante ti serve perché hai merce in Romania, leggi poi la guida su come vendere da un magazzino in Romania, quindi chiedi un preventivo: la prima consulenza è gratuita e senza impegno.
