Aprire una SRL in Romania da non residente: che cosa cambia rispetto a un socio locale
Sul piano sostanziale, poco. La legge rumena non richiede cittadinanza né residenza per essere socio o amministratore di una SRL, il capitale sociale minimo resta di 500 lei e la procedura presso l’ONRC, il registro del commercio, è la stessa. Non serve un socio locale, non serve un residente in consiglio, non esistono requisiti di nazionalità sul capitale.
Sul piano formale, invece, cambia parecchio. Ogni documento che proviene dall’Italia deve arrivare all’ONRC in una forma che il registro possa accettare: apostillato quando si tratta di atto pubblico, e tradotto in rumeno da un traduttore autorizzato, di norma con legalizzazione notarile in Romania. È qui che si consuma la maggior parte del tempo, e qui che nascono quasi tutti i rigetti.
Vale la pena dirlo subito, perché è il punto in cui l’esperienza italiana induce in errore: in Italia il notaio garantisce la regolarità formale dell’intera operazione. In Romania la costituzione di una SRL non passa dal notaio, e il controllo formale lo esegue il registro sul fascicolo depositato. Se manca un’apostille o una traduzione non è conforme, il fascicolo viene respinto e la pratica riparte.
Sui tempi conviene essere chiari. Con i documenti pronti, la costituzione richiede di norma 1–2 settimane, apertura del conto bancario compresa, di cui la fase presso l’ONRC, con un fascicolo completo, pochi giorni lavorativi. Il tempo complessivo dipende soprattutto da ciò che viene prima: apostille e traduzioni giurate, che seguono i tempi delle autorità e dei traduttori, non i nostri. All’avvio ti diamo una stima sul tuo caso e l’elenco esatto dei documenti da procurare, così non si torna due volte dal notaio.
- 01NIFIdentificazione fiscaleIl numero di identificazione fiscale per il socio e l’amministratore non residenti. Non serve il codice numerico personale rumeno.
- 02La procura specialeAutenticata dal notaio o presso la rappresentanza diplomatica e apostillata, così il fascicolo si deposita senza che tu venga in Romania.
- 03Traduzioni e apostillaI documenti del paese d’origine si apostillano o si legalizzano, poi si traducono in rumeno da traduttore giurato.
- 04La sede legaleL’indirizzo in Romania e il documento che attesta il diritto d’uso, registrato presso l’ufficio fiscale.
- 05ONRCFascicolo e iscrizioneLa domanda si deposita online e da lì arrivano il certificato di registrazione e il codice unico.
- 06IVA e conto bancarioLa registrazione ai fini IVA, dove l’attività lo richiede, e l’apertura del conto bancario.
I passaggi 01–03 possono procedere in parallelo: apostilla e traduzioni hanno tempi propri, che dipendono dallo stato emittente, e l’identificazione fiscale non li aspetta.
I documenti, per tipo di socio
| Chi è il socio | Documenti principali | Formalità richieste |
|---|---|---|
| Persona fisica italiana | Documento di identità o passaporto | Traduzione in rumeno; apostille di regola non richiesta sul documento di identità |
| Persona giuridica italiana | Visura camerale aggiornata, atto costitutivo o statuto, delibera dell’organo competente sulla partecipazione | Apostille su ciascun atto pubblico e traduzione giurata in rumeno |
| Amministratore non residente | Documento di identità, dichiarazioni richieste dall’ONRC sull’assenza di cause di incompatibilità | Traduzione; dichiarazioni rese nella forma prevista, eventualmente tramite procuratore |
| Costituzione a distanza | Procura speciale con poteri espressi per l’intera pratica | Atto notarile italiano, con apostille e traduzione giurata |
Due avvertenze sui documenti societari. La visura deve essere recente: il registro rumeno guarda alla data di emissione, e un documento vecchio di mesi viene contestato. E la procura va redatta con poteri specifici e sufficientemente ampi da coprire tutti i passaggi — deposito del fascicolo, integrazioni richieste dal registro, ritiro degli atti, adempimenti fiscali successivi. Una procura scritta in termini generici costringe a rifarla, con nuovo notaio, nuova apostille e nuova traduzione.
Da dove arrivano i soci: che cosa cambia per paese
Il diritto di possedere la società non dipende dalla cittadinanza. Cambiano il documento richiesto al socio persona giuridica e la formalità che lo rende valido in Romania.
| Paese d’origine | Documento richiesto alla società | Formalità |
|---|---|---|
| Italia | Visura camerale recente | Apostilla + traduzione giurata |
| Germania | Estratto dell’Handelsregister | Apostilla + traduzione giurata |
| Francia | Estratto Kbis | Apostilla + traduzione giurata |
| Regno Unito | Certificate of Incorporation ed estratto Companies House | Apostilla + traduzione giurata |
| Stati Uniti | Certificate of Good Standing del Secretary of State | Apostilla dello stesso Secretary of State, poi traduzione |
| Israele | Estratto del registro delle imprese | Apostilla + traduzione giurata |
| Emirati Arabi Uniti | Licenza commerciale o estratto del registro | Apostilla o legalizzazione, secondo la procedura dello stato emittente |
| Altri stati | Il documento di registrazione equivalente | Apostilla se lo stato aderisce alla Convenzione dell’Aia; altrimenti legalizzazione presso la rappresentanza diplomatica |
Tre cose che sistemiamo prima che qualcuno ordini qualcosa:
L’ordine conta. La traduzione si fa dopo l’apostilla, non prima. Una traduzione ordinata troppo presto non copre l’apostilla e va rifatta.
L’età del documento conta. Gli estratti dei registri hanno una validità pratica; uno emesso mesi prima viene di norma rifiutato.
Lo stato emittente si verifica al momento. L’elenco dei paesi aderenti alla Convenzione dell’Aia cambia e tra alcuni stati esistono convenzioni bilaterali che semplificano la formalità. Verifichiamo prima, così non paghi una legalizzazione inutile.
Per i soci persone fisiche la formalità riguarda il documento d’identità o il passaporto, dove è richiesta. Per chi non ha il codice numerico personale rumeno otteniamo il numero di identificazione fiscale: il passaggio 01 dello schema qui sopra.
Sede legale
La società deve avere una sede legale in Romania, provata con un titolo che ne legittimi l’uso: contratto di locazione, comodato o titolo di proprietà, accompagnato dalla documentazione richiesta dal registro. Se l’immobile si trova in un condominio a destinazione abitativa possono essere necessari assensi ulteriori, secondo la normativa applicabile.
La sede non è un dato anagrafico. Determina l’ufficio fiscale territorialmente competente e l’indirizzo al quale la società riceve le notifiche degli atti, comprese quelle che aprono termini di decadenza. Una sede presso un indirizzo che nessuno presidia è il modo più semplice per scoprire un avviso quando i 45 giorni per il ricorso sono già trascorsi.
Per chi non dispone di un immobile proprio esiste la possibilità di stabilire la sede presso uno studio professionale o un immobile messo a disposizione, secondo le condizioni previste dalla normativa e per la durata concordata. Vanno però verificate due cose prima: che il titolo sia idoneo per l’ONRC e che l’indirizzo garantisca la ricezione effettiva della corrispondenza.
Conto bancario e capitale
Il capitale sociale minimo di 500 lei si versa in sede di costituzione. Il conto operativo presso una banca rumena rientra nelle stesse 1–2 settimane: il fascicolo per la banca lo prepariamo in parallelo a quello per l’ONRC, non dopo l’iscrizione.
Le procedure di adeguata verifica della clientela variano da banca a banca: alcune consentono l’apertura con identificazione a distanza, altre richiedono la presenza fisica dell’amministratore in filiale. La richiesta documentale riguarda di norma l’assetto proprietario, l’origine dei fondi e l’attività prevista, e per una società appena costituita significa spiegare il progetto, non esibire uno storico.
È l’unica fase per cui, in alcuni casi, va messo in conto un viaggio. Lo verifichiamo con le banche di riferimento all’avvio della pratica e, se serve, pianifichiamo la visita dentro il calendario della costituzione, non a società già costituita.
Che cosa succede dopo l’iscrizione
Con la decisione di iscrizione la società riceve il codice unico di registrazione ed entra nel perimetro degli obblighi rumeni. Il calendario parte subito, senza periodo di tolleranza:
- registrazione fiscale: definizione del vettore fiscale, cioè delle imposte e delle dichiarazioni cui la società è tenuta, e opzione per il regime d’imposta;
- contabilità in partita doppia dal primo giorno, secondo le regole contabili rumene;
- accesso al portale telematico ANAF, indispensabile per depositare le dichiarazioni e per ricevere le comunicazioni;
- regime della microimpresa, se scelto: aliquota dell’1% dal 2026 entro un tetto di ricavi di 100.000 euro, con l’obbligo di avere almeno un dipendente, quindi un contratto di lavoro registrato prima dell’inizio dell’attività lavorativa;
- posizione IVA, da valutare secondo le operazioni previste: alcune, come gli acquisti intracomunitari, comportano obblighi di registrazione indipendentemente dal volume;
- file SAF-T D406, dovuto da tutte le società in partita doppia, comprese quelle senza attività;
- fatturazione elettronica tramite RO e-Factura per i soggetti stabiliti in Romania.
Se l’attività prevede trasporti di merce da o verso l’Italia si aggiunge il sistema e-Transport con codice UIT, obbligatorio per i trasporti internazionali indipendentemente dal tipo di bene.
Una distinzione che vale la pena chiarire prima di iniziare: costituire una SRL rumena e registrarsi ai soli fini IVA come società italiana sono due percorsi diversi, con obblighi diversi. Se l’attività si limita a movimentare merce da un magazzino rumeno, spesso è sufficiente la partita IVA per non residenti, senza costituire nulla. Il confronto è nella guida IVA in Romania per aziende estere.
Come seguiamo la pratica
Prima. Definiamo la struttura: soci e quote, poteri dell’amministratore, oggetto sociale con i codici di attività effettivamente utili, sede, regime d’imposta sui numeri previsti. Da qui esce l’elenco esatto dei documenti da procurare in Italia, con l’indicazione di quali richiedono apostille e quali no. È l’elenco che evita il doppio giro dal notaio.
Durante. Coordiniamo apostille, traduzione autorizzata e legalizzazione, redigiamo l’atto costitutivo e le dichiarazioni, depositiamo il fascicolo all’ONRC e gestiamo le eventuali richieste di integrazione fino alla decisione di iscrizione. In parallelo prepariamo il fascicolo per l’apertura del conto bancario.
Dopo. Curiamo la registrazione fiscale, l’attivazione dell’accesso al portale ANAF e l’impostazione del primo mese di contabilità. Se serve la posizione IVA, la trattiamo in parallelo e non a posteriori.
La comunicazione avviene in italiano, con lo stesso professionista che seguirà la società dopo la costituzione. È la differenza rispetto agli intermediari che aprono la pratica e poi affidano la gestione a terzi: la firma sui documenti contabili e fiscali può essere apposta solo da professionisti iscritti agli ordini rumeni — CECCAR per la contabilità, Camera Consultanților Fiscali per la consulenza fiscale — e quella firma serve esattamente il giorno in cui qualcosa va storto.
Errori che fanno ripartire la pratica
- Documenti societari non apostillati, nella convinzione che l’appartenenza all’Unione europea renda superflua la formalità.
- Traduzioni eseguite in Italia e non da traduttore autorizzato in Romania.
- Procura con poteri troppo stretti, che non copre le integrazioni richieste dal registro.
- Visura camerale non aggiornata alla data del deposito.
- Sede legale senza presidio, con notifiche che arrivano e nessuno che le legge.
- Regime della microimpresa scelto senza considerare il dipendente, requisito che decade con la prima cessazione del rapporto di lavoro.
