Partita IVA in Romania: registriamo la tua società senza aprire una SRL

Partita IVA in Romania: quando serve davvero

L’obbligo di aprire una partita IVA in Romania non nasce dal fatto di vendere a clienti rumeni. Nasce dal luogo in cui si considerano effettuate le operazioni. Se la merce è già in Romania quando viene venduta, o se la società rumena non può assolvere l’imposta al posto tuo tramite il reverse charge, la registrazione diventa necessaria — e va fatta prima della prima operazione, non dopo.

Le situazioni che, nella pratica, fanno scattare l’obbligo per un’impresa italiana sono poche e ricorrenti:

• stock in un magazzino rumeno, proprio o di terzi, con cessioni successive a clienti locali;
• vendite su marketplace con merce già stoccata in Romania, tipicamente nei programmi logistici delle piattaforme;
• acquisti intracomunitari di beni con destinazione finale il territorio rumeno;
• cessioni interne a soggetti rumeni in cui l’inversione contabile non è applicabile;
• lavorazioni presso terzi in Romania con successiva vendita locale della merce lavorata;
• cessioni con installazione o montaggio eseguite sul territorio rumeno.

Non fanno scattare l’obbligo, di per sé, la vendita a distanza sotto le regole OSS, la prestazione di servizi B2B soggetti a reverse charge e la semplice esportazione dall’Italia verso un cliente rumeno che importa in proprio.

La valutazione si fa sul flusso fisico della merce e sui termini di resa, non sulla nazionalità del cliente. È il primo lavoro che facciamo, e in alcuni casi si conclude con l’indicazione opposta a quella attesa: la registrazione non serve.

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Nessuna soglia: la prima differenza rispetto all’Italia

Un imprenditore italiano ragiona per soglie, perché il sistema italiano lo abitua a farlo. In Romania, per i soggetti non stabiliti, la soglia non esiste. Il regime di esenzione previsto per le piccole imprese si applica ai soggetti stabiliti in Romania; una società estera che effettua un’operazione imponibile sul territorio rumeno si registra a prescindere dall’importo, anche se si tratta di una singola cessione di modesto valore.

La conseguenza pratica è che non c’è un periodo di tolleranza in cui operare in attesa di capire se il volume giustifichi la registrazione. Chi inizia a vendere da un magazzino rumeno e si registra tre mesi dopo ha tre mesi di operazioni da regolarizzare, con l’IVA dovuta sulle cessioni già effettuate e la difficoltà di rifatturare ai clienti a posteriori.

La seconda differenza riguarda le aliquote. In Romania l’aliquota ordinaria è del 21% e quella ridotta dell’11%, in vigore dal 1° agosto 2025. Molti listini e molte fonti in lingua italiana riportano ancora il 19%: è un errore che si traduce in note di credito e riemissioni, e va corretto nel gestionale prima della prima fattura, non dopo.

Registrazione diretta o rappresentante fiscale

Per una società italiana la via ordinaria è la registrazione diretta: la società resta titolare del proprio codice IVA rumeno, riceve l’accesso al portale Spatiul Privat Virtual e presenta le dichiarazioni in proprio nome. Il meccanismo è concettualmente analogo all’identificazione diretta prevista dall’ordinamento italiano per i soggetti comunitari.

Alcune imprese scelgono comunque la rappresentanza fiscale pur non essendovi obbligate, di solito per avere un referente locale che tratti direttamente con l’amministrazione. È una scelta legittima, ma va fatta con consapevolezza: secondo il punto 89, comma (4) delle Norme metodologiche all’art. 316 del Codice fiscale il rappresentante «è impegnato, dal punto di vista dei diritti e degli obblighi in materia di IVA, per tutte le operazioni per le quali ha ricevuto mandato» — fattura sotto il codice attribuito, presenta la dichiarazione e versa l’imposta — e questo si riflette sulle condizioni che chiede prima di accettare l’incarico.

I documenti da preparare

La parte più lenta della pratica non è l’istruttoria di ANAF, ma la preparazione della documentazione. Servono di norma:

• visura camerale aggiornata della società italiana, con l’indicazione dei poteri di rappresentanza;
• atto costitutivo e statuto;
• certificato di attribuzione della partita IVA italiana;
• documento di identità del legale rappresentante;
• procura a favore del soggetto che deposita e segue la pratica;
• descrizione delle operazioni previste in Romania, con l’indicazione dei flussi di merce e delle controparti.

I documenti societari vanno prodotti con apostille e traduzione giurata in rumeno. È qui che si concentra il tempo reale: l’apostille segue i tempi dell’autorità italiana competente e la traduzione giurata quelli del traduttore autorizzato. Conviene quindi partire per tempo: la registrazione vera e propria richiede circa una settimana dal fascicolo completo, ma il reperimento dei documenti — apostille, traduzioni, procure — ha tempi propri, che dipendono dal paese di emissione. Chi avvia la pratica senza averli pianificati consuma la maggior parte del tempo prima ancora del deposito.

Il modulo di riferimento è il 015, la dichiarazione di registrazione fiscale per i contribuenti non residenti privi di stabile organizzazione, pubblicata da ANAF fra i moduli dichiarativi.

La procedura e i tempi

Il fascicolo si deposita presso l’ufficio ANAF competente per i contribuenti non residenti. L’ufficio verifica la completezza della documentazione, la coerenza fra le operazioni descritte e la richiesta, e può chiedere integrazioni o chiarimenti sulle attività previste in Romania.

Con un fascicolo completo la tempistica tipica è di circa una settimana dal deposito. Il fattore che allunga i tempi è quasi sempre la richiesta di integrazione: quando arriva, il conteggio riparte, e la risposta va formulata con attenzione perché diventa parte del fascicolo.

All’esito viene attribuito il codice di identificazione ai fini IVA, con il prefisso RO, unitamente all’iscrizione nel registro degli operatori intracomunitari quando le operazioni dichiarate lo richiedono. Prima di emettere la prima fattura in regime di non imponibilità intracomunitaria conviene verificare la presenza effettiva del codice nella banca dati VIES.

Che cosa comincia il giorno dopo

La registrazione non è un traguardo: è l’apertura di un ciclo dichiarativo che parte immediatamente. Dal primo periodo d’imposta successivo decorrono la dichiarazione IVA D300, la D390 per le operazioni intracomunitarie e il file SAF-T D406 in versione semplificata per i soggetti non stabiliti; la D394 è dovuta solo se vi sono operazioni interne con soggetti registrati ai fini IVA in Romania, sia vendite sia acquisti, compresi quelli in inversione contabile. L’Intrastat si aggiunge al superamento della soglia di 1.000.000 di lei per flusso.

Parte anche RO e-Factura, in una forma diversa da quella di una società rumena: senza stabile organizzazione, le fatture relative alle operazioni B2B si trasmettono al sistema a fini di sola segnalazione, in parallelo alla fatturazione ordinaria. Al cliente continua ad arrivare la fattura emessa secondo le regole abituali; il file XML va ad ANAF. Per il B2C questo obbligo non si applica, mentre le fatture dei fornitori rumeni si ricevono comunque nel sistema.

D300 e SAF-T valgono anche nei periodi senza operazioni: si presentano dichiarazioni a zero. L’omissione della dichiarazione a zero è una delle contestazioni più banali e più frequenti a carico delle società estere, perché nessuno si aspetta di dover dichiarare l’assenza di attività.

Se la società movimenta merce su strada si aggiunge l’obbligo di dichiarazione e-Transport con codice UIT, che riguarda i trasporti internazionali indipendentemente dal tipo di bene.

Il tuo mese con noi

Attribuito il codice, il lavoro segue ogni mese lo stesso ritmo:

1. All’inizio del mese ci invii l’export delle vendite e degli acquisti del mese precedente, così come esce dal tuo gestionale.
2. Qualche giorno prima della scadenza ricevi la bozza della D300, con l’IVA da versare, l’IBAN del conto del Tesoro e la causale da indicare nel bonifico.
3. Entro il 25 depositiamo la D300 e, se nel mese ci sono state operazioni intracomunitarie, la D390. Le ricevute ANAF ti arrivano via email.
4. Entro il 30 depositiamo la D394, se nel periodo vi sono state operazioni interne con soggetti registrati ai fini IVA in Romania, ed entro l’ultimo giorno del mese il file SAF-T D406 del periodo.
5. Nei mesi senza operazioni presentiamo comunque le dichiarazioni a zero: la D300 e il SAF-T restano dovuti finché il codice IVA è attivo; la D394 no, se non vi sono operazioni con soggetti registrati ai fini IVA in Romania.

Se il periodo fiscale IVA attribuito è trimestrale, il ciclo è lo stesso ma si chiude una volta a trimestre.

Come lo facciamo noi

Partiamo da un’analisi del flusso, non dal modulo. Ricostruiamo dove si trova fisicamente la merce in ciascuna fase, chi ne ha la proprietà, quali sono i termini di resa e chi è il debitore dell’imposta in ogni passaggio. Da qui deriva la risposta sulla necessità o meno della registrazione, e la data a partire dalla quale l’obbligo decorre — che è l’informazione che serve davvero, perché determina se ci sono posizioni pregresse da sanare.

Poi prepariamo il fascicolo: elenco puntuale dei documenti, coordinamento con apostille e traduzione giurata, redazione della descrizione delle operazioni, deposito e gestione dell’eventuale richiesta di integrazione. Non lasciamo la parte documentale al cliente, perché è esattamente il punto in cui le pratiche si fermano.

Attribuito il codice, configuriamo il ciclo dichiarativo sul tuo gestionale esistente: mappatura dei dati, calendario delle scadenze, generazione e deposito delle dichiarazioni con canone mensile fisso. Non chiediamo di cambiare software e non chiediamo di reinserire i documenti in un sistema rumeno.

Errori frequenti

• Registrarsi dopo aver iniziato a vendere, sul presupposto inesistente di una soglia di ingresso.
• Confondere il regime OSS con la registrazione locale: l’OSS non copre le cessioni con merce già presente in Romania.
• Depositare documenti privi di apostille o con traduzione non giurata, con conseguente richiesta di integrazione.
• Applicare il 19% anziché il 21% nelle prime fatture, per listini non aggiornati dopo l’agosto 2025.
• Descrivere le operazioni in modo generico nel fascicolo, cosa che espone a richieste di chiarimento e allunga i tempi.
• Non presentare le dichiarazioni a zero nei periodi senza operazioni.