Răspunderea reprezentantului fiscal în România: ce acoperă și de ce se cer garanții

Pe scurt

• O firmă stabilită în afara UE se înregistrează în scopuri de TVA în România numai prin reprezentant fiscal (art. 316 alin. (7) din Codul fiscal). Pentru o firmă stabilită în UE, reprezentantul este opțional.
• Reprezentantul este desemnat ca persoană obligată la plata taxei pentru operațiunile firmei din România (art. 307 alin. (7) și art. 308 alin. (2)). El depune decontul și plătește taxa sub un cod de TVA atribuit firmei prin el.
• Lumea numește asta „răspundere solidară”. Textul românesc nu o numește așa, dar efectul practic este același sau mai puternic: ANAF se adresează reprezentantului.
• De aceea reprezentanții își verifică clienții și cer garanții: de obicei un depozit egal cu TVA-ul estimat pe una-două luni sau o scrisoare de garanție bancară. Este o practică de piață între părți, nu o cerință a organului fiscal.
• Răspunderea are limite de obiect (TVA, operațiunile mandatate) și de timp (durata mandatului), iar un contract bun le scrie.

Ce spune, de fapt, Codul fiscal

Trei texte poartă tot mecanismul.

Art. 316 alin. (7) privește înregistrarea: persoana impozabilă stabilită în UE, dar nu în România, „poate” să își îndeplinească obligația de înregistrare prin desemnarea unui reprezentant fiscal; persoana impozabilă nestabilită în UE „este obligată … să se înregistreze prin desemnarea unui reprezentant fiscal”.

Art. 307 alin. (7) și art. 308 alin. (2) privesc plata. Persoana obligată la plata TVA pentru o livrare taxabilă este, de regulă, furnizorul. Când furnizorul este o persoană impozabilă care nu este stabilită în UE, „respectiva persoană este obligată, în condițiile stabilite prin normele metodologice, să desemneze un reprezentant fiscal ca persoană obligată la plata taxei” (lit. b)); persoana stabilită în UE, dar nu în România, „poate” să îl desemneze (lit. a)). Aceeași formulare se aplică achizițiilor intracomunitare.

Pct. 89 din normele metodologice arată cum funcționează:

• desemnarea se face prin cerere la organul fiscal, însoțită de actul de constituire al firmei, de acceptul scris al reprezentantului și de contractul „din care să rezulte întinderea mandatului” (alin. (1));
• „Nu se admite decât un singur reprezentant fiscal pentru ansamblul operațiunilor desfășurate în România”; nu pot coexista mai mulți reprezentanți cu angajamente limitate (alin. (2));
• ANAF decide în cel mult 30 de zile și atribuie firmei străine, prin reprezentant, un cod de TVA diferit de codul propriu al reprezentantului (alin. (3));
• odată acceptat, reprezentantul „este angajat, din punctul de vedere al drepturilor și obligațiilor privind taxa pe valoarea adăugată, pentru toate operațiunile pentru care a fost mandatat, efectuate în România de persoana impozabilă nestabilită în România, atât timp cât durează mandatul său” (alin. (4));
• operațiunile reprezentate nu se evidențiază în contabilitatea proprie a reprezentantului, iar acesta depune câte un decont separat pentru fiecare firmă pe care o reprezintă (alin. (10) și (13)).

Citite împreună: TVA-ul operațiunilor din România ale firmei străine este declarat de reprezentant, plătit de reprezentant și încasat de ANAF de la reprezentant.

„Răspundere solidară”: expresia și legea

Expresia vine din Directiva TVA, care le dă statelor membre două instrumente. Potrivit art. 204, ele pot permite sau impune ca o persoană impozabilă nestabilită să desemneze un reprezentant fiscal ca persoană obligată la plata TVA. Potrivit art. 205, pot prevedea, în plus, ca o altă persoană decât cea obligată la plată să fie ținută răspunzătoare în solidar. Unele state membre au folosit al doilea instrument pentru reprezentanți, iar expresia s-a răspândit de acolo în contracte și în broșurile comerciale din toată Europa.

România l-a folosit pe primul. Regulile ei de TVA fac din reprezentant persoana obligată la plata taxei, iar cuvintele „în solidar” nu apar în pct. 89. Acolo unde legiuitorul român a vrut răspundere solidară, a scris-o: reprezentantul desemnat pentru cererile de rambursare ale firmelor din afara UE „este ținut răspunzător individual și în solidar alături de persoana impozabilă” (pct. 74 alin. (6) din norme). Diferența de formulare este voită.

Pentru firma străină, distincția schimbă puțin, iar pentru reprezentant nu schimbă nimic în bine:

Ce reține firma străină de aici: reprezentantul nu îți împrumută doar numele lui. Își pune propriul patrimoniu între TVA-ul tău și statul român.

Ce acoperă răspunderea reprezentantului fiscal și unde se oprește

Acoperă:

• TVA-ul datorat potrivit deconturilor depuse pentru firma reprezentată pe durata mandatului;
• dobânzile și penalitățile de întârziere când acest TVA se plătește după data de 25: 0,02% și 0,01% din sumă pe zi, potrivit Codului de procedură fiscală;
• TVA-ul stabilit ulterior, la o inspecție fiscală, pentru perioade din interiorul mandatului, de exemplu pe vânzări neraportate sau pe TVA deductibilă respinsă, împreună cu penalitatea de nedeclarare de 0,08% pe zi care se aplică sumelor stabilite.

Nu acoperă:

• alte impozite decât TVA, cum sunt impozitul pe profit sau impozitele cu reținere la sursă;
• taxele vamale, care țin de reprezentantul vamal;
• perioadele dinaintea începerii mandatului. Un istoric de deconturi nedepuse nu se moștenește ca datorie, dar blochează deconturile care urmează, așa că trebuie rezolvat mai întâi;
• nimic din ce urmează după încetarea mandatului. Încetarea are o formă fixă: reprezentantul anunță în scris organul fiscal și indică ultimul decont de TVA pe care îl depune, iar mandatul nu poate înceta înainte de termenul acelui decont (pct. 89 alin. (6)).

O limită lucrează împotriva firmei străine. Pentru că se admite un singur reprezentant pentru toate operațiunile din România, firma nu poate ține un flux riscant în afara mandatului. Reprezentantul vede tot sau nu acceptă.

De ce cer reprezentanții o garanție

Calculul este simplu. Onorariul unui reprezentant pe un an este o fracțiune mică din TVA-ul care trece prin deconturile pe care le semnează. Dacă TVA-ul unei singure luni nu se plătește, onorariul pe câțiva ani nu îl acoperă.

Patru situații creează expunerea în realitate:

1. TVA declarat, dar fără bani pentru plată. Decontul arată 80.000 lei de plată pe 25, iar banii din străinătate ajung pe 5 ale lunii următoare sau nu mai ajung deloc. Din 26, ANAF are creanța față de reprezentant.
2. Vânzări descoperite mai târziu. Rapoartele platformelor, datele din e-Factura sau o inspecție scot la iveală vânzări care nu erau în lista trimisă lunar. TVA-ul, cu dobânzi și cu penalitatea de nedeclarare, se stabilește pe codul pentru care răspunde reprezentantul.
3. TVA deductibilă respinsă. O factură de achiziție se dovedește a nu da drept de deducere, iar o rambursare deja încasată trebuie restituită.
4. Clientul dispare. Firma oprește activitatea în România și nu mai răspunde la mesaje, în timp ce înregistrarea este încă activă și deconturile sunt încă datorate.

În fiecare caz, bunurile reprezentantului sunt în România și pot fi executate silit, pe când ale clientului sunt în străinătate. Garanția acoperă această diferență. Cealaltă soluție a reprezentanților este refuzul: analiza afacerii, a fluxurilor și a partenerilor la preluarea clientului există din același motiv.

Codul fiscal nu cere constituirea vreunei garanții la ANAF pentru reprezentarea în scopuri de TVA; o cere doar în alte domenii, de exemplu pentru reprezentanții fiscali din domeniul produselor accizabile. Ce urmează este deci practică contractuală între firmă și reprezentantul ei și diferă de la un reprezentant la altul.

Formele garanției

Depozitul în numerar. Forma cea mai simplă: o sumă egală cu TVA-ul estimat pe una sau două luni, păstrată de reprezentant pe durata mandatului și folosită numai dacă o plată de TVA nu este acoperită la timp. Clientul nu pierde nimic în afara folosinței banilor.

Scrisoarea de garanție bancară. O bancă se obligă să plătească reprezentantului, la prima cerere și până la un plafon, dacă clientul nu plătește. Clientul își păstrează lichiditățile, dar plătește băncii un comision, iar banca cere de obicei garanții sau o linie de credit. Se potrivește pentru sume mari și pentru grupurile care au deja o relație cu o bancă; scrisoarea are o dată de expirare și trebuie reînnoită la timp.

Alimentarea fiecărei plăți în avans. Nu este o garanție în sens strict, dar este protecția care face cea mai mare parte din treabă: suma TVA datorate se trimite reprezentantului sau se plătește direct în contul Trezoreriei cu câteva zile înainte de 25, iar decontul se depune după ce plata este acoperită.

Garanția societății-mamă. Un angajament scris al societății-mamă. Este ieftină, dar valorează cât valorează societatea-mamă și jurisdicția în care ar trebui executată, așa că se acceptă de obicei alături de una dintre formele de mai sus, nu în locul lor.

Cum se stabilește suma

Baza este TVA-ul net pe care firma se așteaptă să îl plătească lunar, nu cifra de afaceri. Un calcul ilustrativ: un vânzător estimează TVA colectată de 84.000 lei pe lună și TVA deductibilă de 30.000 lei, deci în jur de 54.000 lei de plată pe lună. Una-două luni dau o garanție între 54.000 și 108.000 lei.

Rezultatul se schimbă după situația de fapt:

• o firmă aflată constant în poziție de rambursare, de regulă un importator care plătește în vamă TVA de import de 21% și vinde marfa pe parcursul mai multor luni, îl expune foarte puțin pe reprezentant și i se cere mai puțin;
• o pondere mare a vânzărilor către consumatori urcă suma, pentru că aceste vânzări nu se văd în e-Factura și se sprijină pe raportările clientului;
• sezonalitatea contează: garanția se dimensionează pe lunile aglomerate;
• un istoric bun o scade. Multe contracte prevăd o revizuire după primul an în care plățile au fost alimentate la timp.

Restituirea

Contractul ar trebui să spună când se eliberează garanția: de regulă după depunerea ultimului decont, plata sau rambursarea soldului final și notificarea încetării mandatului la ANAF. Ține cont că organul fiscal poate stabili TVA în cinci ani, socotiți de la 1 iulie a anului următor celui pentru care se datorează taxa (art. 110 din Codul de procedură fiscală). De aceea unii reprezentanți rețin o parte din garanție, sau acceptă în locul ei o scrisoare de garanție bancară, pentru o perioadă după încetarea mandatului. Perioada și suma merită negociate înainte de semnare, nu la ieșire.

Ce verifică un reprezentant înainte să accepte

Așteaptă-te la întrebări și ia-le ca pe un semn bun:

• cine deține firma și cine o conduce, cu documente;
• ce se vinde, cui, pe ce canale și în ce volume;
• de unde vine marfa și unde se depozitează, cu contractul de depozitare sau de fulfilment;
• cum vor fi trimise datele de vânzare, în ce format și până la ce dată în fiecare lună;
• dacă firma are istoric fiscal în România: o înregistrare anterioară, alt reprezentant, perioade nedeclarate;
• cine alimentează plățile de TVA și din ce cont.

Un reprezentant care nu întreabă nimic din toate acestea fie nu a citit legea, fie nu are de gând să mai fie de găsit când sună ANAF.

Ce trebuie să conțină contractul

Normele cer un contract „din care să rezulte întinderea mandatului” și acceptul scris al reprezentantului, în care acesta precizează natura operațiunilor. Peste acest minim, un contract care funcționează în practică acoperă:

• operațiunile incluse și obligația de a raporta toate operațiunile din România;
• data-limită lunară pentru date și formatul lor;
• când și cum se alimentează fiecare plată de TVA;
• garanția: forma, suma, când poate fi executată, când se revizuiește și când se eliberează;
• accesul la documente pentru o inspecție fiscală, inclusiv după încetarea mandatului;
• motivele de reziliere pentru fiecare parte și predarea către un nou reprezentant;
• asigurarea de răspundere civilă profesională a reprezentantului.

Există o cale de ocolire?

Pentru o firmă stabilită în UE, da: se înregistrează direct și folosește un împuternicit pentru declarații. Împuternicitul pregătește și depune; firma rămâne persoana obligată la plata taxei, deci nu e nevoie de garanție.

Pentru o firmă stabilită în afara UE, alternativa la reprezentant nu este un împuternicit, ci o altă situație juridică: un sediu fix sau o filială românească ce cumpără și revinde. Amândouă schimbă mult mai mult decât înregistrarea în scopuri de TVA (facturarea prin RO e-Factura, contabilitatea, impozitul pe profit), iar niciuna nu ar trebui aleasă ca să economisești un depozit.

O firmă care are deja un reprezentant și nu e mulțumită de el poate schimba. Reprezentantul care pleacă depune ultimul decont, cel nou preia istoricul de TVA, iar garanția se lichidează cu primul și se constituie la al doilea.

Cum lucrăm noi

Suntem reprezentant fiscal pentru firmele stabilite în afara UE și împuternicit pentru firmele stabilite în UE. Înainte să acceptăm un mandat analizăm afacerea și fluxurile ei și îți răspundem în scris, odată cu oferta, dacă putem prelua mandatul și în ce condiții. Deconturile se pregătesc din datele tale, se verifică încrucișat cu e-Factura și SAF-T și se depun de un consultant autorizat; TaxOlia are asigurare de răspundere civilă profesională.

Serviciul este descris pe pagina de reprezentare fiscală. Dacă ai nevoie de reprezentant pentru că ții stoc în România, citește mai întâi ghidul despre vânzarea din depozit în România, apoi cere o ofertă: prima consultație este gratuită și fără obligații.