e-Factura B2C 2026: che cosa è cambiato davvero dal 1° gennaio
Cominciamo dal punto su cui circola più confusione nella documentazione in lingua italiana. L’estensione di RO e-Factura alle fatture verso persone fisiche non è una novità del 2026: è obbligatoria dal 1° gennaio 2025, in forza dell’art. 10^1 della OUG 120/2021 come modificato dalla OUG 69/2024 — che ha reso la trasmissione facoltativa dal 1° luglio 2024 e obbligatoria dall’anno successivo — e poi dalla OUG 138/2024, che ha fissato le regole operative in vigore da quella data, comprese le fatture semplificate e il trattamento del consumatore privo di codice fiscale. Era l’ultimo scalino di un percorso iniziato con le forniture alla pubblica amministrazione, proseguito con i prodotti a rischio fiscale elevato e allargato nel 2024 all’intero B2B fra soggetti stabiliti in Romania.
Quello che è cambiato il 1° gennaio 2026 è il termine di trasmissione: la OUG 89/2025 ha sostituito i cinque giorni di calendario con cinque giorni lavorativi dalla data di emissione della fattura, in B2B come in B2C. È una modifica che sembra tecnica e che invece riscrive il calendario interno di chi fattura a volume.
Per un’impresa italiana che vende a consumatori rumeni attraverso una SRL o una stabile organizzazione in Romania — e-commerce, vendita al dettaglio, servizi alla persona — il meccanismo resta quello noto: file XML in formato RO_CIUS, caricamento sul portale Spatiul Privat Virtual o via API, validazione e sigillo elettronico di ANAF, documento fiscalmente valido solo dopo il sigillo. Nel dettaglio i documenti verso privati sono un multiplo di quelli verso imprese, e un flusso che regge cento fatture al mese non regge automaticamente cinquemila.
Prima di riorganizzare i processi conviene stabilire con precisione la posizione della propria società rispetto all’obbligo. La pagina dedicata alla fatturazione elettronica in Romania descrive il funzionamento del sistema, i formati accettati e il perimetro dei soggetti obbligati. La base normativa resta la OUG 120/2021 con le modifiche successive, consultabile sul portale legislativo ufficiale.
Chi è obbligato e chi resta fuori
La distinzione decisiva per un’impresa italiana non è il tipo di cliente, ma la propria posizione ai fini IVA in Romania.
| Situazione della società italiana | Rapporto con RO e-Factura |
|---|---|
| SRL rumena, anche con socio unico italiano | Emissione tramite il sistema: B2B dal 2024, con regime pieno dal 1° luglio 2024; B2C dal 1° gennaio 2025 |
| Stabile organizzazione in Romania | Emissione tramite il sistema, alle stesse condizioni di una società rumena, B2C compreso |
| Solo codice IVA rumeno, senza stabile organizzazione | Trasmissione delle fatture B2B a fini di sola segnalazione, in parallelo alla fatturazione ordinaria; nessun obbligo per il B2C |
| Nessuna registrazione in Romania, vendite in regime OSS | Nessuno: l’operazione non entra nel sistema rumeno |
La riga che genera più confusione è la terza, e l’errore corre in due direzioni. C’è chi pensa che il solo codice IVA rumeno escluda del tutto il sistema, e c’è chi lo tratta come una SRL rumena. Nessuna delle due letture è corretta: una società non stabilita continua a fatturare secondo le regole abituali, e il cliente riceve quella fattura; per le operazioni B2B trasmette in parallelo il file XML ad ANAF, a fini di sola segnalazione. Per le vendite a consumatori, cioè il B2C di cui parla questo articolo, l’obbligo non si applica. Resta infine il flusso passivo: le fatture dei fornitori rumeni si ricevono nel sistema e non arrivano più per email né su carta. Chi non le preleva scopre a fine esercizio di avere lacune nella contabilità acquisti e nella detrazione dell’IVA.
Per una stabile organizzazione la situazione è simmetrica e opposta: è un soggetto stabilito in Romania ai fini IVA, quindi emette tramite il sistema esattamente come una società locale, B2C compreso. La verifica va fatta prima di iniziare a fatturare, perché determina il regime di ogni documento emesso e a posteriori si sistema solo con note di rettifica.
Il termine dei 5 giorni lavorativi
Dal 1° gennaio 2026 il termine di trasmissione è di 5 giorni lavorativi dalla data di emissione della fattura, secondo la formulazione introdotta dalla OUG 89/2025; fino al 31 dicembre 2025 erano cinque giorni di calendario. Il conteggio segue le regole del regolamento (CEE, Euratom) n. 1182/71. Due dettagli meritano attenzione operativa.
Il primo è il conteggio: giorni lavorativi, non di calendario. Sabati, domeniche e festivi rumeni non si contano, quindi il margine si allunga, ma il calendario delle festività rumene non coincide con quello italiano — la Pasqua ortodossa cade spesso in una data diversa, e ci sono giornate festive locali senza equivalente in Italia. Un flusso tarato sul calendario italiano sbaglia sistematicamente, e sbaglia nella direzione peggiore, cioè assumendo di avere tempo quando non ne ha.
Il secondo è il punto di partenza: la data di emissione della fattura, non quella dell’operazione. Chi emette in ritardo rispetto alla cessione non guadagna margine, perché il termine di emissione resta quello previsto dal Codice fiscale rumeno; sposta soltanto in avanti anche la finestra dei cinque giorni, accumulando due scadenze scadute invece di una.
Nel B2C ad alto volume il termine si rispetta solo con una trasmissione automatica, giornaliera o infragiornaliera. Caricare a mano il venerdì è il modo più rapido per trasformare un problema di processo in una serie continua di ritardi.
Sanzioni per categoria di contribuente
Le sanzioni per la mancata trasmissione sono graduate secondo la dimensione fiscale del contribuente:
- da 1.000 a 2.500 lei per i piccoli contribuenti;
- da 2.500 a 5.000 lei per i contribuenti medi;
- da 5.000 a 10.000 lei per i grandi contribuenti.
Gli importi sono quelli dell’art. 13^1 della OUG 120/2021 e non sono cambiati con la modifica del termine. Quante volte la sanzione venga applicata su una stessa violazione dipende da come l’organo di controllo qualifica i fatti, e si valuta in sede di verifica: non è un moltiplicatore che si possa dare per scontato in anticipo.
Un esempio in cifre
Una SRL rumena controllata da un gruppo italiano, classificata fra i contribuenti medi, vende al dettaglio ed emette in media 180 fatture al giorno verso consumatori. Il gestionale viene aggiornato a gennaio e, per un errore di configurazione del profilo di trasmissione, per quattro giorni lavorativi i documenti restano fermi in coda: 720 fatture non trasmesse nei cinque giorni lavorativi.
La sanzione prevista per quella categoria va da 2.500 a 5.000 lei. Quante contestazioni vengano elevate su un episodio del genere non è però un dato che si possa calcolare a tavolino: dipende da come l’organo di controllo ricostruisce i fatti in sede di verifica, e l’esito va discusso sul caso concreto. Quello che si può quantificare fin da subito è il costo operativo: 720 documenti da riprendere e riconciliare con il registro delle vendite e con la dichiarazione IVA D300 del periodo.
È la ragione per cui, nel B2C ad alto volume, il controllo da mettere in piedi non è sulla singola fattura ma sul conteggio giornaliero fra documenti emessi e ricevute di trasmissione: una differenza si vede il giorno stesso, non a fine mese.
Presi singolarmente gli importi sono modesti. Il rischio reale è quantitativo e indiretto. Quantitativo, perché nel B2C una configurazione sbagliata non produce un errore, ne produce migliaia. Indiretto, perché una fattura che non transita dal sistema espone la controparte a contestazioni sulla detrazione dell’IVA, e i dati di RO e-Factura vengono incrociati con quelli della dichiarazione IVA D300 e del file SAF-T D406. Un’incoerenza fra i tre flussi è, sempre più spesso, il punto di partenza di una verifica.
Che cosa fare adesso, in concreto
- Stabilire la posizione della società: stabilita, stabile organizzazione o solo codice IVA, che comporta la sola segnalazione delle fatture B2B. È la domanda da cui dipende tutto il resto, e va risposta per iscritto.
- Mappare i flussi B2C esistenti: quali vendite generano oggi una fattura, quali solo uno scontrino, quali passano da una piattaforma di e-commerce o da un marketplace che fattura per conto del venditore.
- Verificare che il gestionale produca un RO_CIUS valido anche per il cliente persona fisica. Quando il consumatore non fornisce un codice fiscale, l’emittente non è tenuto a raccoglierlo: al suo posto si indica il codice convenzionale di tredici zeri previsto dalla OUG 138/2024. È un campo che molti gestionali italiani non sanno valorizzare e che fa respingere l’intero documento.
- Automatizzare la trasmissione e conservare le ricevute. Il documento fiscalmente valido è il file sigillato da ANAF, non quello che il gestionale dichiara di aver inviato.
- Riconciliare periodicamente i documenti trasmessi con il registro delle vendite, prima della scadenza delle dichiarazioni periodiche e non dopo.
Le specifiche tecniche e i validatori sono pubblicati da ANAF e vengono aggiornati: conviene controllare la versione in uso prima di ogni intervento sul gestionale.
Le differenze dallo SdI che contano davvero
Un imprenditore italiano riconosce subito la struttura del sistema, e proprio per questo tende a trasferirci le abitudini dello SdI. Tre differenze meritano di essere fissate.
Il tracciato. RO_CIUS è la specifica nazionale rumena dello standard europeo EN 16931, in sintassi UBL. Non è FatturaPA, e un file conforme al solo standard europeo ma non alle regole rumene viene respinto con un messaggio di errore.
Il recapito. In Italia lo SdI consegna. In Romania il destinatario preleva: non esistono codice destinatario né PEC, e chi non entra nel sistema semplicemente non riceve nulla.
Il termine. Cinque giorni lavorativi dall’emissione, contati sul calendario rumeno. È un orologio diverso da quello italiano e va impostato separatamente, non adattato.
Il resto — obbligo esteso al B2C, sigillo dell’amministrazione, XML come originale — è concettualmente familiare a chi lavora con lo SdI. È il dettaglio che fa la differenza fra un sistema che funziona da solo e uno che produce ritardi ogni settimana.
