Ordinea în care se fac lucrurile
Aproape toate problemele apărute la schimbarea contabilului vin dintr-o singură inversiune: contractul se denunță înainte să existe un plan de preluare. Ordinea care funcționează are patru momente, în această succesiune.
- Discuți cu noul contabil și stabilești luna de preluare. Nu „de acum”, ci o lună anume: cine depune pentru perioada încheiată și cine începe de la următoarea.
- Se cere dosarul de predare. Lista pleacă, de preferință, de la noul contabil, în numele firmei.
- Se verifică ce s-a primit. Balanța de deschidere se punctează cu declarațiile efectiv depuse și cu fișa pe plătitor.
- Se mută accesele și se denunță contractul, cu termenul de preaviz din contract.
Notificarea de încetare vine ultima pentru că este singurul pas ireversibil. Toate celelalte se pot relua.
Ce ceri de la contabilul actual
Lista minimă, pentru o firmă care ține contabilitate în partidă dublă:
- balanța de verificare la data preluării, cu solduri analitice, nu doar sintetice;
- registrul-jurnal, registrul-inventar și Cartea mare;
- evidența imobilizărilor și planul de amortizare;
- fișele de cont pentru clienți și furnizori, cu soldurile desfășurate pe documente;
- situația stocurilor, dacă firma ține stocuri;
- declarațiile depuse în ultimele 12 luni, împreună cu recipisele;
- ultimele situații financiare anuale depuse;
- fișierele SAF-T transmise și jurnalele de TVA aferente;
- statele de plată, Revisal și dosarele de personal, dacă a ținut și salarizarea.
Cel mai des lipsesc două dintre ele: soldurile analitice pe clienți și furnizori și evidența imobilizărilor. Fără prima, nu știi din ce facturi e format soldul de 412.000 lei din contul 4111; fără a doua, amortizarea se reia din estimări, iar valoarea rămasă din bilanț nu mai are acoperire în documente.
Verificările care se fac înainte de „preluat”
Un dosar preluat fără verificare mută problemele altcuiva în evidența ta. Trei confruntări acoperă majoritatea situațiilor:
Balanța contra declarațiilor depuse. TVA-ul din conturile 4423 și 4424 trebuie să corespundă soldurilor din ultimul decont. Impozitul pe venit și contribuțiile din conturile 431 și 436 trebuie să corespundă cu declarația 112 a ultimei luni.
Balanța contra fișei pe plătitor. Fișa se descarcă din Spațiul Privat Virtual și arată ce știe ANAF că ai de plată. Diferențele față de evidență sunt, de obicei, plăți alocate greșit, dobânzi neînregistrate sau declarații pe care firma nu știa că nu s-au depus.
Istoricul depunerilor. Se verifică lună de lună, pe recipise, nu pe declarații salvate local. O declarație generată, dar netransmisă arată identic în folderul contabilului.
Un exemplu cu cifre
O firmă preia contabilitatea în octombrie. La confruntarea fișei pe plătitor cu evidența, apare că decontul de TVA pentru luna iulie, cu o taxă de plată de 12.400 lei, nu a fost transmis, deși era pregătit.
Termenul era 25 august. Declarația se depune și se plătește pe 9 octombrie, adică 45 de zile mai târziu:
- dobândă: 12.400 × 0,02% × 45 = 111,60 lei;
- penalitate de întârziere: 12.400 × 0,01% × 45 = 55,80 lei;
- total accesorii: 167,40 lei.
La acestea se adaugă amenda contravențională pentru neîndeplinirea la termen a obligației de declarare: potrivit art. 336 alin. (1) lit. b) și alin. (2) lit. d) din Codul de procedură fiscală, între 1.000 și 5.000 lei pentru contribuabilii mijlocii și mari și între 500 și 1.000 lei pentru celelalte persoane juridice.
Suma accesoriilor e mică. Ce nu e mic e altceva: aceeași omisiune, descoperită peste doi ani la o inspecție, ajunge la peste 1.800 de lei numai din dobânzi și penalități, iar declarația lipsă rămâne un semnal în sistemul de risc al ANAF. Poți calcula orice astfel de situație în calculatorul de dobânzi și penalități.
Accesele: ordinea care nu lasă goluri
Depunerea prin Spațiul Privat Virtual se face cu certificatul digital al împuternicitului. La schimbare, secvența e următoarea:
- se înregistrează noua împuternicire;
- se confirmă că funcționează, printr-o depunere reală aflată la termen;
- abia apoi se retrage împuternicirea veche.
Aceeași logică se aplică accesului la sistemul de facturare electronică și la programul de facturare. Retragerea prematură a drepturilor vechi este a doua cauză, ca frecvență, a declarațiilor nedepuse în luna schimbării — prima fiind lipsa unei înțelegeri clare despre cine depune pentru perioada încheiată.
Când e momentul potrivit
31 decembrie este cel mai curat moment, pentru că exercițiul se închide cu situațiile financiare depuse de firma anterioară. Imediat după depunerea decontului de TVA este a doua variantă bună: perioada fiscală e încheiată, iar soldurile au fost deja confruntate cu declarația.
În rest, orice sfârșit de lună funcționează. Un dosar cu restanțe se degradează în fiecare lună în care nu se face nimic, iar accesoriile curg zilnic, indiferent cine ține evidența.
Dacă fostul contabil nu răspunde
Se lucrează pe două căi, în paralel.
Din Spațiul Privat Virtual se descarcă declarațiile depuse, recipisele și fișa pe plătitor. Cu împuternicirea ta, istoricul fiscal se reconstituie fără acordul firmei anterioare.
De la surse se recuperează documentele primare: extrasele de la bancă, facturile de achiziție din sistemul național de facturare electronică, facturile de vânzare din programul propriu, contractele. Pentru documentele care nu se pot obține altfel, art. 26 din Legea contabilității nr. 82/1991 prevede procedura de reconstituire, cu termen de 30 de zile de la constatarea lipsei.
Blocajul complet este rar. Ce se întâmplă mai des este o predare parțială, făcută în etape, care întârzie preluarea cu câteva săptămâni fără să o împiedice.
Ce facem noi la o preluare
Trimitem noi lista documentelor și ținem corespondența până când dosarul e complet, verificăm balanța de deschidere față de declarațiile depuse și față de fișa pe plătitor, configurăm accesele în ordinea de mai sus și îți dăm în scris ce am găsit, cu ordinea de corectare și costul, înainte de a începe ceva. Pașii, lista completă de documente și ce intră în abonamentul lunar sunt pe pagina despre schimbarea contabilului, iar calendarul obligațiilor pe care le preia firma îl poți genera în calendarul de obligații fiscale.
